Even alle beleefdheden aan de kant. Want laten we wel wezen. Er is weer een hoop te leren van dat laatste jaarrekeningtraject. Toch?

“Nou vooruit, laten we maar eens beginnen met die meerwerknota. Die gaan we niet betalen. Dat snapt u zelf ook wel. Wij kunnen er met ons verstand niet bij waarom dit bedrag in rekening wordt gebracht. Zóveel extra uren en dan ook nog dat exorbitante uurtarief? Weet u wel hoeveel uren er in een week passen? We betalen al de hoofdprijs voor het reguliere honorarium. Dan komen die jongens en meisjes met de snelle laptops en de oortjes in hier iedereen lastig vallen met ongelofelijke vragen en als we die niet direct kunnen beantwoorden is dat direct meerwerk? We lijken hier wel een opleidingsinstituut onderhand, want we zien elk jaar nieuwe gezichten die vers uit de schoolbanken komen en die van toeten noch blazen weten. En wij maar betalen zeker? We leveren toch niet voor niks een balansdossier op? Ik heb nog een hele zaterdag kunnen besteden om alle gevraagde specificaties aan te leveren in dat hippe portaal van jullie. Dat is ongetwijfeld heel handig voor jullie, maar ons helpt het niet. Ik kwam er trouwens achter dat dat portaal gisteren ineens helemaal leeg was, is dat ondertussen hersteld? Hoezo nee? Dat is toch ons balansdossier? Oh, liability limitation? Sorry, ik spreek niet zo goed Frans, ik zal het eens opzoeken.

Die op te leveren stukken lijst trouwens. Snappen jullie wel wat voor bedrijf wij zijn eigenlijk? Wij hebben geen derivaten nee. En ook geen bitcoins inderdaad. Misschien handig om eens een lijst op te maken die wel toegespitst is op ons bedrijf. Nu hebben we zelf maar weer een beetje moeten uitzoeken wat wel of niet van toepassing was. We zijn ook gewoon mensen hoor, we doen gewoon ons best. En je best is goed genoeg zei mijn moeder vroeger altijd. De zaken lopen wel gewoon door hier, dus het komt er wel allemaal zomaar even bij, tussen de soep en de aardappelen door. Als wij alles wat jullie vragen zouden moeten opleveren, weet je wel niet hoeveel tijd we daar extra voor zouden moeten uittrekken? Je moet wel een accountantsopleiding gedaan hebben om te snappen wat jullie allemaal willen weten. Dat kan ik toch niet aan mijn mensen vragen om daar uren en uren aan te gaan besteden? Dus ik heb zelf maar zo goed en zo kwaad als het kon zitten puzzelen en die specificaties aangeleverd.

Veel correcties naar aanleiding van de controle? Ja wat is veel? Dat hebben we toch elk jaar wel? We kunnen natuurlijk niet iedere maand die tussenrekeningen gaan zitten afletteren hier, dus ja, dan valt er wel eens wat tussen wal en schip. Maandafsluiting zou helpen? Ik kijk wel naar de bankstand, dan weet ik genoeg..

Nou vooruit, tot volgend jaar maar weer..”

Resumerend:

  • Verkrijg tijdig uw op te leveren stukken lijst en bespreek deze met uw huisaccountant
  • Maak een (realistische) planning, verdeel de taken en richt een intern reviewproces in op de tijdige kwaliteit van aanlevering
  • Ga voorbij aan de checklistjes in Excel en richt uw balansdossiers in EQili in zodat u:
    • Altijd zicht hebt op de voortgang en de uitkomsten
    • On the fly uw balansdossier vormt, hoogprofessioneel
    • Geen gebruik meer hoeft te maken van het accountantsportaal (nee, echt niet)
  • Richt in uw EQili-omgeving een communicatiedossier in waar u online realtime een overzicht hebt van alle vragen die het accountantscontroleteam heeft gesteld en die nog in uw organisatie openstaan ter beantwoording
  • Zorg dat u een maandafsluitingsproces hebt ingericht, ondersteund met EQili, waardoor u niet alleen niet verrast wordt door een enorme werklast tijdens de jaarafsluiting, maar ook tussentijds betrouwbare cijfers/stuurinformatie verschaft.