Vivare is een woningcorporatie die actief is in de regio’s Arnhem, Duiven, Westervoort, Overbetuwe, Renkum, Rheden en Rozendaal. De corporatie beheert ongeveer 24.000 woningen. Met 98% van de woningen binnen de huurtoeslaggrens richt Vivare zich op het bieden van betaalbare huisvesting.

Zo biedt Vivare momenteel zo’n 55.000 mensen een passend en betaalbaar (t)huis, zowel nu als in de toekomst. Met een sterke betrokkenheid bij de regio draagt de organisatie bij aan een omgeving waar het prettig wonen is. Een gestroomlijnd financieel proces speelt hierbij een cruciale rol.

De uitdaging

Het jaarrekeningproces bij Vivare verliep niet heel efficiënt. “Het eerste jaar bij Vivare was wat dat betreft een vervelend jaar voor mij,” blikt Peter terug op zijn ervaring met het jaarrekeningproces voordat EQili in beeld kwam. “We werkten met Excel-checklistjes die we elk jaar opnieuw moesten bijwerken. Deze lijsten werden via e-mail gedeeld, wat vaak tot verwarring leidde. Het gevolg was een eindeloze stroom van e-mails en updates. Ik had uiteindelijk een map vol met duizenden e-mails,” vertelt Peter.

Toen Peter verantwoordelijk werd voor de jaarrekeningcontrole, ontbrak het aan duidelijkheid over wat er in voorgaande jaren precies was aangeleverd. Sommige bestanden in SharePoint waren aangepast of er stonden meerdere versies, waardoor deze niet meer overeenkwamen met de recente financiële gegevens. Via Aedes kwam Vivare in contact met EQili, waarbij vooral de mogelijkheid van een optimale maand- en jaarafsluiting zonder Excel-checklists de interesse wekte.

Het proces / de werkwijze

Om meer structuur aan te brengen, legde Peter alles vast in een Excel-lijst. Hoewel Excel enige orde bracht, bleef het een handmatig en foutgevoelig proces. Toen de financieel directeur van Vivare een artikel over EQili las op de website van Aedes, werd Peter gevraagd om te onderzoeken of de EQili-applicatie geschikt zou zijn voor Vivare. Zo kwam hij uiteindelijk in contact met EQili.

Tijdens een live demo betrok Peter zijn collega, die mede verantwoordelijk was voor de jaarrekening. Zij was aanvankelijk aarzelend, maar zag al snel de voordelen. “Ik was al enthousiast,” vertelt Peter, “maar zelfs zijn collega, die de meerwaarde wel inzag maar twijfel had over het moment van invoering van nieuwe software, was snel om. Na vijf minuten zei ze: ‘Ja, dit moeten we hebben.’ De implementatie vergde namelijk niet heel veel tijd en inspanning van Vivare”

De voordelen van EQili waren direct merkbaar, met name op het gebied van communicatie. “Je kunt nu zeggen: ‘Er is iets opgeleverd, maar de kwaliteit kan beter” legt Peter uit. De workflow maakt e-mailketens overbodig doordat specificaties via de workflow naar de reviewer worden gestuurd ter beoordeling. Bovendien worden medewerkers in de applicatie verantwoordelijk gemaakt voor het opleveren van specificaties, waardoor het niet langer nodig is om steeds de Excel-checklist aan te passen.

Toen een medewerker vertrok, kon zijn opvolger dankzij EQili direct aan de slag. Door de centrale vastlegging en opgebouwde historie in EQili was het eenvoudig om terug te zien wat er het voorgaande jaar was gedaan. “Oh, ik heb het al gezien. Ik weet wat ik moet doen, we hoeven niet meer af te spreken,” mailde de nieuwe medewerker aan Peter. Deze manier van werken heeft de samenwerking en het overzicht aanzienlijk verbeterd, vooral voor nieuwe medewerkers die moeiteloos inzicht krijgen in eerder uitgevoerde werkzaamheden.

What's next?

Vivare wil EQili verder uitbreiden naar andere financiële processen. Na het succesvol toepassen van EQili op de maand- en jaarafsluiting, heeft Vivare ook doorgepakt op de aangifte vennootschapsbelasting. ‘We willen daarnaast wellicht de begroting en andere processen in EQili inrichten,’ laat Peter weten. Dit zal de efficiëntie verder verbeteren door alle financiële taken centraal te beheren. Peter ziet de voordelen van het systeem op de lange termijn: ‘Elk jaar wordt het dossier steeds beter.’