De Verbijzonderde Interne Controle is in veel gemeenten een bekend begrip. Iedereen weet dat het moet. Maar in de praktijk ervaren veel financiële teams de VIC als een formulier dat moet worden ingevuld, niet als een instrument dat helpt sturen.
Wat de VIC bedoelt te bereiken
De VIC is het systeem waarmee een gemeente aantoonbaar maakt dat haar financiële processen rechtmatig verlopen. Risicovolle processen zoals inkoop, subsidieverlening, personeelslasten en investeringen worden getoetst op naleving van wet- en regelgeving en interne procedures.
Het doel is tweeledig. Enerzijds biedt de VIC-cyclus inzicht in waar risico’s zitten en waar processen tekortschieten. Anderzijds vormt de output de onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording die het college afgeeft in de jaarstukken.
Een goed werkende VIC is geen doel op zich. Het is het instrument waarmee je aantoont dat je in control bent.
Waar het in de praktijk misgaat
- Jaarlijks in plaats van doorlopend
Steekproeven worden genomen wanneer het uitkomt, niet planmatig. Bevindingen worden daardoor te laat gesignaleerd om nog bij te sturen.
- Opvolging verdwijnt
Er wordt een rapport gemaakt, besproken, en dan verdwijnt de opvolging in de la. Bij de volgende cyclus keren dezelfde bevindingen terug.
- VIC en rechtmatigheid leven gescheiden
De VIC wordt uitgevoerd door control, de verantwoording opgesteld door financiën. Ze komen pas bij de jaarafsluiting samen. Dat is te laat.
Hoe de VIC een sturingsinstrument wordt
De VIC wordt pas een sturingsinstrument als de cyclus doorlopend werkt, bevindingen tijdig worden opgevolgd en uitkomsten direct worden vertaald naar de rechtmatigheidsverantwoording.
EQili ondersteunt de volledige VIC-cyclus: van normenkader en risicoanalyse tot uitvoering van steekproeven, rapportage en monitoring van verbeteracties. Alle stappen worden vastgelegd in een centraal dossier. De accountant kan precies zien wat is getoetst, wat is bevonden en hoe dat is opgevolgd.
Wat het oplevert
Gemeenten die de VIC-cyclus goed hebben ingericht, merken dat bij de jaarcontrole direct: minder vragen van de accountant, kortere doorlooptijden, lagere controlekosten.
Maar ook intern: meer grip. Niet aan het eind van het jaar terugkijken wat er misging, maar gedurende het jaar bijsturen op basis van actuele informatie.
Exilo richt het normenkader en de VIC-cyclus procesmatig in. EQili levert de digitale omgeving. Samen zorgen ze voor een VIC die niet alleen op papier klopt, maar ook in de praktijk werkt.
Veelgestelde vragen
De reguliere interne controle richt zich op de juistheid van transacties en boekingen. De VIC gaat een stap verder: die toetst of de interne beheersingsmaatregelen voor risicovolle processen aantoonbaar werken. De uitkomsten vormen de onderbouwing voor de rechtmatigheidsverantwoording.
De VIC is een doorlopende cyclus, niet een jaarlijkse actie. De meeste gemeenten voeren per kwartaal steekproeven uit op risicovolle processen en rapporteren halverwege het jaar aan management en accountant.
Bevindingen worden geregistreerd en opgevolgd via verbeteracties. Belangrijk is dat je bijhoudt welke acties nog openstaan en wie verantwoordelijk is voor de opvolging. De accountant wil bij de jaarcontrole zien dat bevindingen niet alleen zijn gesignaleerd, maar ook daadwerkelijk zijn opgepakt.
Ja, maar het normenkader is het fundament. Begin met de risicovolle processen en beschrijf per proces de geldende regels en beheersingsmaatregelen. Van daaruit kun je de eerste steekproeven inrichten en de cyclus stap voor stap opbouwen.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting. De inhoud vormt geen juridisch of financieel advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
