Hoe Van Spaendonck de financiële afsluiting grip en overzicht geeft met EQili

Van Spaendonck Groep zet zich al meer dan honderd jaar in voor een sterk mkb. Vanuit Tilburg helpt de organisatie ondernemers vooruit met kennis, data en samenwerking, via labels als Loket, CoPilot, MKB Servicedesk en Wissenraet Van Spaendonck. Zo krijgen ondernemers in het mkb dezelfde kansen als grote bedrijven en kunnen zij zich blijven focussen op ondernemen.

Achter de schermen zorgt het finance-team van Van Spaendonck voor een betrouwbare financiële huishouding van de groep en haar labels. Een strak en transparant afsluitingsproces is daarbij onmisbaar — en precies daar speelt EQili een centrale rol.

De uitdaging

Vóór EQili hield het finance-team van Van Spaendonck alle afsluitingswerkzaamheden bij in Excel. Iedere collega kon daarin nagaan of hij of zij alle taken had uitgevoerd, maar een duidelijke waarborg dat er niets vergeten werd, ontbrak. “Het handmatig bijhouden van de Excellijst zorgde voor ongemak. Taken raakten verloren en resultaten werden niet vastgelegd,” aldus Daan Bonnet.

Ook de afstemming met de accountant liep via Excel: opgevraagde documenten werden gedeeld in een lijst met sectie- en vraagnummering. De samenwerking was transparant, maar het handmatige karakter maakte het proces foutgevoelig en tijdrovend. Een gemiddelde maandafsluiting kostte zo’n tien dagen, en per jaarafsluiting waren er aanzienlijk meer correctieronden dan nu het geval is.

De keuze voor EQili lag uiteindelijk voor de hand. EQili werd al gebruikt binnen het netwerk van Van Spaendonck en de ervaringen waren goed. Bovendien kwam EQili als beste naar voren uit het onderzoek naar alternatieven dat het team vooraf uitvoerde.

Het proces / de werkwijze

De implementatie van EQili verliep zeer voorspoedig. “We werden zeer goed geholpen en raakten daardoor snel vertrouwd met het platform,” vertelt Daan. “Dat is voornamelijk te danken aan de goede en snelle hulp die we altijd ontvangen vanuit EQili.”

De eerste maandafsluitingen was het uiteraard wennen aan de nieuwe manier van werken. Maar medewerkers zagen snel de voordelen van EQili, waardoor er weinig weerstand was en het team voortvarend aan de slag ging.

Sindsdien verloopt de afsluiting gestroomlijnder en wordt alles beter vastgelegd. Taken zijn duidelijk toebedeeld aan medewerkers, inclusief bijbehorende deadline, en resultaten worden direct bewaard. Doordat deadlines zichtbaar zijn voor het hele team, zijn collega’s zich er bewust van en wordt het bovendien mogelijk om elkaar hulp aan te bieden wanneer duidelijk is dat een deadline in gevaar komt.

Ook de samenwerking met de accountant is efficiënter geworden. Vragen, documentatie en opvolging worden centraal vastgelegd in EQili, en openstaande vragen worden herleidbaar gedeeld en opgevolgd. “Door dit vast te leggen in EQili bestaat geen twijfel over handmatige fouten en kan worden verwezen naar de juiste registratie,” legt Daan uit.

Een bijkomend voordeel: doordat werkzaamheden inclusief werkbeschrijving vastliggen, zijn taken eenvoudig overdraagbaar geworden. Dat helpt de onderneming en kennis zit niet langer alleen in de hoofden van medewerkers.

What's next?

Van Spaendonck kijkt uit naar de verdere AI-ontwikkelingen binnen EQili. “Daar zijn we zelf benieuwd naar. Er wordt vooruitgang geboekt en hopelijk gaat dit nog meer hulp en uitkomsten bieden voor ons,” aldus Daan. Ook de analyses op uitgevoerde taken kunnen in de toekomst van meerwaarde zijn, waarbij het team hoge verwachtingen heeft van de Analyse-agent.

Aan organisaties die overwegen met EQili te starten, heeft Daan een helder advies: “Ik kan EQili zeer aanbevelen. De afsluitingsprocessen zijn merkbaar verbeterd en medewerkers werken graag met EQili. De supportmedewerkers en consultants staan altijd klaar voor vragen en helpen bij het optimaal inrichten van de tool.”