Bij iedere accountantscontrole levert de organisatie informatie en documentatie aan ter onderbouwing van de jaarrekening. Dit proces, de aanlevering PBC (Prepared By Client_, LOTS ( Lijst op te leveren stukken) of CAL (Client Assistance Letter) bepaalt in grote mate hoe efficiënt en voorspelbaar de audit verloopt. Toch ontbreekt het in veel organisaties aan structuur en regie op dit proces. In dit artikel lees je wat aanlevering PBC inhoudt, welke knelpunten in de praktijk ontstaan en hoe je het proces professioneel organiseert.
- Wat betekent aanlevering PBC?
- Wat zijn PBC lijsten?
- Waarom is goede aanlevering PBC belangrijk?
- Hoe richt je aanlevering PBC in?
- Digitale PBC portals en software
- Veelgemaakte fouten bij aanlevering PBC
- Tips voor efficiënte aanlevering PBC
- FAQ – Veelgestelde vragen over PBC
- Hoe kun je de aanlevering PBC efficiënter maken?
Wat betekent aanlevering PBC?
Aanlevering PBC is het proces waarbij je als organisatie documenten, analyses en onderbouwingen verzamelt en beschikbaar stelt aan de accountant. Deze informatie wordt meestal opgevraagd via een PBC-lijst.
Een PBC-lijst bevat alle stukken die nodig zijn voor de controle van de jaarrekening en de uitvoering van de audit. Denk aan:
- specificaties van balansposten
- contracten en overeenkomsten
- financiële gegevens
- facturen en banktransacties
- onderliggende documenten
De aanlevering van deze documenten vormt de basis voor een efficiënte jaarrekeningcontrole.
Wat zijn PBC lijsten?
PBC lijsten zijn overzichten met alle documenten en informatie die de accountant nodig heeft voor de controle. De lijst geeft structuur aan het controleproces en maakt duidelijk welke stukken moeten worden aangeleverd.
PBC lijsten helpen zowel accountantskantoren als klanten om overzicht te houden. In één oogopslag zie je welke documenten al zijn toegevoegd en welke stukken nog ontbreken.
Waarom is goede aanlevering PBC belangrijk?
Wanneer documenten te laat of onvolledig worden aangeleverd, kan dit leiden tot vertraging in het auditproces. Late aanlevering of ontbrekende stukken zorgen voor extra vragen van de accountant en verlengen de doorlooptijd van de controle.
Een goede aanlevering PBC zorgt voor:
- efficiënter controleproces
- minder vertraging tijdens de audit
- betere samenwerking tussen klant en accountant
- duidelijk overzicht van documenten en informatie
Dit heeft impact op auditkosten (onvolledige aanlevering leidt tot meerwerk en hogere facturen), impact op doorlooptijd (vertraging in aanlevering verschuift de gehele auditplanning), en governance (de kwaliteit van aanlevering weerspiegelt de volwassenheid van interne beheersing).
Hoe richt je aanlevering PBC in?
- Ontvangst van de PBC lijst
De accountant stelt een PBC lijst op met alle documenten en informatie die nodig zijn voor de controle van de jaarrekening.
- Verzamelen van documenten en bestanden
De klant verzamelt de gevraagde documenten en bestanden. Dit kan gaan om financiële gegevens, rapportages, contracten of andere stukken.
- Uploaden van documenten
Steeds vaker worden documenten geüpload via een portal of Een gedeelde werkomgeving. Hierdoor kunnen documenten veilig worden aangeleverd en opgeslagen in één centrale omgeving.
- Controle door de accountant
De accountant controleert de aangeleverde informatie en stelt indien nodig aanvullende vragen.
- Voortgang en status bewaken
Via dashboards of overzichten kan de status van de PBC-lijst worden gevolgd. Zo zie je direct welke documenten nog ontbreken.
Digitale PBC portals en software
Veel accountantskantoren werken tegenwoordig met een portal. In deze omgeving kunnen klanten documenten uploaden en informatie delen met de accountant.
Veelgemaakte fouten bij aanlevering PBC
In de praktijk ontstaan vaak problemen wanneer documenten verspreid staan over verschillende systemen of afdelingen.
Veelvoorkomende knelpunten zijn:
- ontbrekende stukken
- late aanlevering van documenten
- onduidelijke communicatie
- gebrek aan overzicht in de PBC lijst / het portaal
- Gebruik van Excel lijstjes
Een duidelijke planning en een gestructureerde aanpak helpen om deze problemen te voorkomen.
Tips voor efficiënte aanlevering PBC
Werk met een duidelijke checklist geintegreerd in een tool
Gebruik een checklist of templates om documenten gestructureerd te verzamelen.
Start tijdig met het verzamelen van documenten
Begin al vóór het eerste moment van de audit met het voorbereiden van stukken.
Zorg voor duidelijke communicatie met de accountant
Snelle communicatie voorkomt vertraging en frustratie.
Belangrijkste punten samengevat
- Aanlevering PBC betekent het aanleveren van informatie voor de accountant
- PBC lijsten geven structuur aan de jaarrekeningcontrole
- Tijdige aanlevering voorkomt vertraging en extra vragen
- PBC portals maken het proces efficiënter (met name voor de accountant)
- Goede communicatie tussen klant en accountant is essentieel
FAQ – Veelgestelde vragen over PBC
PBC staat voor Prepared By Client of Provided By Client: informatie die door de klant wordt aangeleverd aan de accountant.
Een PBC lijst bevat documenten, financiële gegevens en andere informatie die nodig zijn voor de audit.
Meestal voorafgaand aan en tijdens de jaarrekeningcontrole.
Ontbrekende stukken kunnen leiden tot vertraging in de audit en extra vragen van de accountant.
Door gebruik te maken van een Software oplossing die het Jaarrekeningproces stroomlijnt, een duidelijke planning heeft en real-time balansdossier opbouw faciliteert. Bij voorkeur haalt de accountant de specificaties uit uw systeem.
Hoe kun je de aanlevering PBC efficiënter maken?
Door gebruik te maken van een software oplossing die het Jaarrekeningproces stroomlijnt, een duidelijke planning heeft en real-time balansdossier opbouw faciliteert. Bij voorkeur haalt de accountant de specificaties uit uw systeem.
Disclaimer
De in dit artikel opgenomen informatie is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting op afsluitingsprocessen, rechtmatigheid en interne beheersing. De inhoud vormt geen fiscaal, juridisch, accounting- of ander professioneel advies en kan niet worden aangemerkt als een bindend standpunt. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend.
