Rechtmatigheid in de jaarrekening is sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording een expliciete bestuurlijke verantwoordelijkheid van het college. Gemeenten, provincies en andere decentrale overheden moeten aantonen dat financiële beheershandelingen rechtmatig tot stand zijn gekomen en voldoen aan relevante wet- en regelgeving.
Met ingang van verslagjaar 2023 legt het college zelf verantwoording af over rechtmatigheid via de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Daarmee is rechtmatigheid niet langer uitsluitend onderdeel van het oordeel van de accountant, maar een integraal onderdeel van de horizontale verantwoording aan raad of provinciale staten. Dit vraagt om een aantoonbaar werkend stelsel van interne beheersing, een actueel normenkader en duidelijke rapportage over fouten en onzekerheden.
In dit artikel lees je wat rechtmatigheid in de jaarrekening inhoudt, welke wettelijke kaders van toepassing zijn en hoe je rechtmatigheid structureel borgt binnen de organisatie.
- Wat betekent rechtmatigheid jaarrekening?
- Wettelijk kader: BBV, Gemeentewet en BADO
- Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording
- Rol van college, raad en accountant
- Rechtmatigheid in de praktijk: inrichting en uitvoering
- Aandachtspunten bij rechtmatigheid jaarrekening
- Samenhang met governance en bedrijfsvoering
- FAQ – Veelgestelde vragen over rechtmatigheid jaarrekening
Wat betekent rechtmatigheid jaarrekening?
Rechtmatigheid in de jaarrekening betekent dat financiële beheershandelingen, baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met geldende externe wetgeving en interne regelgeving. Het gaat hierbij om naleving van wettelijke voorschriften, door de raad of staten vastgestelde kaders en begrotingsregels.
De beoordeling van rechtmatigheid vindt plaats aan de hand van drie criteria:
- Begrotingscriterium – zijn lasten, baten en investeringen uitgevoerd binnen de geautoriseerde begroting?
- Voorwaardencriterium – zijn wettelijke bepalingen en subsidievoorwaarden correct toegepast?
- Misbruik- en oneigenlijk-gebruikcriterium (M&O-criterium) – zijn voldoende maatregelen getroffen om misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen te voorkomen?
Sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording stelt het college zelf vast in hoeverre aan deze criteria is voldaan. Eventuele rechtmatigheidsfouten (vastgestelde afwijkingen) en onzekerheden (onvoldoende controle-informatie) worden gekwantificeerd en getoetst aan de door de raad of staten vastgestelde verantwoordingsgrens. Overschrijdingen moeten expliciet worden toegelicht.
Wettelijk kader: BBV, Gemeentewet en BADO
De rechtmatigheid van de jaarrekening is verankerd in verschillende wettelijke kaders die gezamenlijk de inhoud, inrichting en controle van de verantwoording bepalen.
Besluit begroting en verantwoording (BBV)
Het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeente (BBV) vormt het centrale kader voor begroting en jaarverantwoording bij decentrale overheden. Het BBV schrijft voor dat het college een rechtmatigheidsverantwoording opneemt in de jaarrekening en dat bevindingen nader worden toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering.
De Commissie BBV geeft via de Kadernota Rechtmatigheid en aanvullende notities nadere richtlijnen over onder meer het normenkader, de verantwoordingsgrens en de wijze waarop fouten en onzekerheden moeten worden bepaald en gepresenteerd.
Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO)
Het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO) regelt de uitvoering van de accountantscontrole . Sinds de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording geeft de accountant geen afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel meer.
De accountant beoordeelt of:
- de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de wettelijke voorschriften;
- de opgenomen informatie juist en volledig is weergegeven;
- de jaarrekening als geheel een getrouw beeld geeft.
Daarnaast past de accountant goedkeurings- en rapporteringstoleranties toe zoals vastgelegd in het BADO.
Gemeentewet en Provinciewet
De Gemeentewet en Provinciewet regelen de rolverdeling tussen college en raad of staten. Het college is verantwoordelijk voor het financieel beheer en legt hierover verantwoording af. De raad of provinciale staten hebben een kaderstellende en controlerende rol.
In de financiële verordening (artikel 212 Gemeentewet / artikel 216 Provinciewet) wordt vastgelegd hoe het financieel beheer en de interne controle zijn ingericht. Deze verordening vormt een belangrijke basis voor het rechtmatigheidskader.
Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording
Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoordelijkheid voor het expliciet afgeven van een oordeel over rechtmatigheid verschoven van de accountant naar het college. Dit versterkt de horizontale verantwoording en het bestuurlijk eigenaarschap.
Het college moet aantonen dat financiële beheershandelingen voldoen aan wet- en regelgeving en dat eventuele afwijkingen inzichtelijk zijn gemaakt.
Belangrijkste veranderingen:
- Verschuiving van rechtmatigheidsverantwoordelijkheid naar het college
- Verplichte vaststelling van een normenkader door raad of staten
- Opname van bevindingen in de paragraaf bedrijfsvoering
- invoering van een verantwoordingsgrens voor rapportage van fouten en onzekerheden
- Grotere nadruk op interne beheersing en risicomanagement
Rol van college, raad en accountant
Kaderstellende en controlerende rol
De gemeenteraad of provinciale staten stellen de financiele kaders vast via onder andere de financiële verordening,begroting en het normenkader. Tevens bepalen zijn de hoogte van de verantwoordingsgrens. In hun controlerende rol beoordelen zij de jaarrekening en de rechtmatigheidsverantwoording en spreken zij het college aan op eventuele afwijkingen.H3 – Rol van het college.
Het college is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen binnen de organisatie en voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording. Dit omvat het inrichten, uitvoeren en monitoren van een adequaat stelsel van interne beheersing.
Het college moet risico’s op onrechtmatigheid systematisch identificeren, beheersmaatregelen treffen en bevindingen transparant rapporteren.
Rol van de accountant
De controlerend accountant beoordeelt de jaarrekening inclusief rechtmatigheidsverantwoording. De accountant toetst of de verantwoording voldoet aan de BBV-voorschriften en of deze een getrouw beeld geeft. Eventuele bevindingen worden gerapporteerd in de controleverklaring en het accountantsverslag.
Rechtmatigheid in de praktijk: inrichting en uitvoering
Een goede inrichting van rechtmatigheid begint bij een actueel normenkader en een systematische risicoanalyse. Deze vormen de basis voor gerichte interne controles en monitoring gedurende het jaar.
Verbijzonderde interne controle (VIC)
De verbijzonderde interne controle (VIC) ondersteunt het college bij het toetsen van naleving van wet- en regelgeving. Op basis van controleplannen worden specifieke processen onderzocht, zoals aanbestedingen, subsidies, uitkeringen en begrotingsrechtmatigheid.
Bij deze controles wordt onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Beide worden afzonderlijk gekwantificeerd en beoordeeld ten opzichte van de verantwoordingsgrens.
Interne beheersing en ICT-systemen
Een effectieve interne beheersing vraagt om duidelijke procesbeschrijvingen, functiescheiding , autorisatiebeheer en betrouwbare ICT-systemen. Dit voorkomt oneigenlijk gebruik en fouten in financiële handelingen.
Goede vastlegging(dossieropbouw) is essentieel om richting accountant en raad te kunnen onderbouwen dat financiële beheershandelingen rechtmatig zijn uitgevoerd.
Rapporteren en vaststellen
Bevindingen worden opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording en nader toegelicht in de paragraaf bedrijfsvoering. Indien fouten of onzekerheden de verantwoordingsgrens overschrijden, moeten deze expliciet worden toegelicht, inclusief oorzaken en eventuele herstelmaatregelen. Uiteindelijk wordt de jaarrekening vastgesteld door de raad of provinciale staten.
Aandachtspunten bij rechtmatigheid jaarrekening
In de praktijk ontstaan vraagstukken rondom begrotingsafwijkingen, interpretatie van regelgeving en toepassing van subsidievoorwaarden. Niet iedere begrotingsoverschrijding leidt automatisch tot onrechtmatigheid; bepalend is of de overschrijding past binnen bestaand beleid of tijdig is geautoriseerd.
Belangrijke aandachtspunten zijn:
- naleving van begroting en financiele verordening
- juiste verwerking van baten ,lasten en investeringen
- correcte en tijdige autorisatie van begrotingswijzigingen;
- monitoring van misbruik en oneigenlijk gebruik;
- tijdige actualisatie van het normenkader.
- correcte balansmutaties
- rechtmatige uitvoering van specifieke uitkeringen
- vastlegging van financiële beheershandelingen
Samenhang met governance en bedrijfsvoering
Rechtmatigheid is niet los te zien van governance en bedrijfsvoering. Een duidelijke mandaatstructuur, heldere procesbeschrijvingen en een sterke planning- en-controlcyclus dragen bij aan structurele naleving van wet- en regelgeving.
Door rechtmatigheid expliciet te verbinden aan risicomanagement en interne beheersing ontstaat een duurzaam beheersingsmodel waarin verantwoording en sturing samenkomen.
Belangrijkste punten samengevat
- Rechtmatigheid jaarrekening draait om naleving van externe en interne regelgeving.
- Het college is primair verantwoordelijk voor de rechtmatigheidsverantwoording
- Rechtmatigheid wordt beoordeeld aan de hand van het begrotings-, voorwaarden- en M&O-criterium.
- Fouten en onzekerheden worden getoetst aan een door raad of staten vastgestelde verantwoordingsgrens.
- De accountant toetst getrouwheid en overeenstemming
- BBV, BADO en Gemeentewet/Provinciewet vormen het wettelijk kader
- Verbijzonderde interne controle ondersteunt bij naleving
FAQ – Veelgestelde vragen over rechtmatigheid jaarrekening
Rechtmatigheid in de jaarrekening betekent dat financiële beheershandelingen, baten, lasten en balansmutaties tot stand zijn gekomen in overeenstemming met geldende externe wetgeving en interne regelgeving. De beoordeling vindt plaats aan de hand van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium en het misbruik- en oneigenlijk-gebruikcriterium (M&O-criterium).
Het college van burgemeester en wethouders of gedeputeerde staten is verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen en voor het opstellen van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. Het college moet aantonen dat een adequaat stelsel van interne beheersing aanwezig is en dat eventuele fouten en onzekerheden inzichtelijk zijn gemaakt.
De accountant geeft geen afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel meer. De accountant beoordeelt of de rechtmatigheidsverantwoording voldoet aan de voorschriften van het BBV en of deze juist en volledig is opgenomen in de jaarrekening. Daarnaast beoordeelt de accountant of de jaarrekening als geheel een getrouw beeld geeft.
De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening. In de paragraaf bedrijfsvoering van de jaarstukken wordt een nadere toelichting gegeven op bevindingen, afwijkingen en eventuele herstelmaatregelen.
Zij hebben een kaderstellende en controlerende rol. Zij stellen onder meer het normenkader en de verantwoordingsgrens vast en beoordelen de rechtmatigheidsverantwoording bij de vaststelling van de jaarrekening.
De verantwoordingsgrens is het percentage van de totale lasten (inclusief dotaties aan reserves) waarboven rechtmatigheidsfouten en onzekerheden afzonderlijk moeten worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording.
Disclaimer
De in dit artikel opgenomen informatie is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting op afsluitingsprocessen, rechtmatigheid en interne beheersing. De inhoud vormt geen fiscaal, juridisch, accounting- of ander professioneel advies en kan niet worden aangemerkt als een bindend standpunt. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend.
