De rechtmatigheidsverantwoording is ingevoerd als nieuwe manier waarop decentrale overheden verantwoording afleggen over financiële rechtmatigheid. De verantwoordelijkheid ligt daarbij expliciet bij het college (of dagelijks bestuur). Hoewel de invoering de afgelopen jaren meerdere keren is uitgesteld en de regelgeving stap voor stap is aangepast, is het advies om niet af te wachten. Organisaties doen er verstandig aan om nu al actief te oefenen, kaders te actualiseren en de interne beheersing zodanig in te richten dat het college zelf onderbouwd kan verklaren dat rechtmatig is gehandeld.
- Wat is rechtmatigheidsverantwoording?
- Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording
- Voor welke organisaties geldt dit?
- Wat valt onder financiële rechtmatigheid?
- Wat valt niet onder financiële rechtmatigheid?
- De rol van interne beheersing en interne controle
- Verantwoordelijkheid van college, raad en accountant
- Opname in jaarrekening en paragraaf bedrijfsvoering
- Veelvoorkomende uitdagingen in de praktijk
- Wat kun je nu concreet doen als organisatie?
- Hoe organiseer je rechtmatigheidsverantwoording effectief?
- FAQ – Veelgestelde vragen over rechtmatigheidsverantwoording
Wat is rechtmatigheidsverantwoording?
Rechtmatigheidsverantwoording is de verantwoording van het college (of dagelijks bestuur) over de mate waarin financiële beheershandelingen rechtmatig zijn uitgevoerd. De kern hiervan is dat de organisatie zélf onderbouwd kan verklaren dat zij rechtmatig heeft gehandeld, op basis van eigen interne beheersing en interne controle. Het gaat daarbij niet uitsluitend om het volgen van regels “omdat het moet”, maar om de motivatie en aantoonbaarheid dat rechtmatigheid structureel is ingebed in de organisatie.
Invoering van de rechtmatigheidsverantwoording
De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording kent een duidelijke ontwikkeling in de tijd. De invoering is in de jaren voorafgaand aan de start meerdere keren onderwerp van besluitvorming geweest en (deels) uitgesteld, onder andere vanwege het tempo waarin wet- en regelgeving is aangepast. In de praktijk betekende dit dat organisaties zich al moesten voorbereiden, terwijl de formele kaders nog in beweging waren. Juist daarom is het belangrijk om nu al de interne kaders, het interne controleplan en de onderbouwing richting jaarrekening op orde te hebben.
Voor welke organisaties geldt dit?
De rechtmatigheidsverantwoording geldt voor alle decentrale overheden, waaronder:
- gemeenten;
- provincies, onder verantwoordelijkheid van gedeputeerde staten;
- gemeenschappelijke regelingen.
De gemeenteraad bepaalt de kaders en verantwoordingsgrenzen waarbinnen het college rapporteert.
Wat valt onder financiële rechtmatigheid?
Financiële rechtmatigheid gaat over de vraag of financiële beheershandelingen zijn uitgevoerd volgens de geldende wet- en regelgeving én binnen de door bestuur en raad vastgestelde kaders. Het gaat daarbij om de rechtmatige totstandkoming van uitgaven, inkomsten en balansmutaties: is een handeling toegestaan, is deze juist geautoriseerd en is deze correct vastgelegd?
Wat valt niet onder financiële rechtmatigheid?
Niet alles wat “niet goed gaat” valt onder financiële rechtmatigheid. Sommige onderwerpen raken vooral de kwaliteit van de administratie en de betrouwbaarheid van de cijfers (getrouwheid), zoals administratieve fouten, onvolledige vastlegging of onvoldoende onderbouwing. Dit kan wél effect hebben op de controle en verantwoording, maar het is niet altijd een rechtmatigheidsafwijking.
Wet- en regelgeving en normenkader
Financiële rechtmatigheid heeft betrekking op naleving van wet en regelgeving, zoals begrotingsregels en specifieke uitkeringen. Het normenkader bestaat uit externe regelgeving en interne regels, waaronder beleid, mandaten en besluiten.
Begroting en kaders
Uitgaven en verplichtingen moeten passen binnen de vastgestelde begroting. Overschrijding van budgetten kan leiden tot onrechtmatigheid, tenzij deze correct is geautoriseerd.
Misbruik en oneigenlijk gebruik
Het M&O-criterium (misbruik en oneigenlijk gebruik) is een belangrijk criterium binnen de rechtmatigheidsverantwoording. Denk aan oneigenlijk gebruik van regelingen of onterecht verstrekte overheidssubsidies.
De rol van interne beheersing en interne controle
Een betrouwbare rechtmatigheidsverantwoording vraagt om sterke interne beheersing. De ambtelijke organisatie moet processen, controles en vastlegging goed op orde hebben. Interne controle en verbijzonderde interne controle spelen hierbij een sleutelrol. Door werkzaamheden detail gecontroleerd uit te voeren, wordt vastgesteld of regels daadwerkelijk worden nageleefd.
Verantwoordelijkheid van college, raad en accountant
De accountant blijft betrokken via de jaarrekeningcontrole, maar de kernverschuiving is dat het college zélf de rechtmatigheidsverantwoording moet opstellen en onderbouwen. De accountant toetst daarbij of de totstandkoming zorgvuldig, navolgbaar en voldoende onderbouwd is, in plaats van dat er een afzonderlijk rechtmatigheidsoordeel wordt verstrekt. Dit vraagt dus om aantoonbare interne beheersing en een goed ingerichte (verbijzonderde) interne controle.
Opname in jaarrekening en paragraaf bedrijfsvoering
De rechtmatigheidsverantwoording wordt opgenomen in de jaarrekening, binnen de paragraaf bedrijfsvoering. Hierin rapporteert het college over geconstateerde onrechtmatigheden, fouten en overschrijdingen. Ook wordt de omvang van deze afwijkingen afgezet tegen de totale lasten.
Veelvoorkomende uitdagingen in de praktijk
In de praktijk lopen decentrale overheden tegen verschillende uitdagingen aan:
- onduidelijk begrip rechtmatigheid binnen de organisatie;
- complexe regelgeving en wisselende kaders;
- onvoldoende vastgelegde controles en maatregelen;
- moeite met rapporteren en onderbouwen van bevindingen.
Een goede voorbereiding en duidelijke afspraken zijn daarom essentieel.
Wat kun je nu concreet doen als organisatie?
Een praktische aanpak is:
- Neem de lead als organisatie
Zorg dat rechtmatigheid niet alleen een jaarrekeningvraagstuk is, maar onderdeel wordt van de bedrijfsvoering.
- Actualiseer de kaders
Controleer of interne kaders, mandaten, financiële verordening en beleidsregels nog actueel zijn en aansluiten op de rechtmatigheidsverantwoording.
- Actualiseer het interne controleplan
Bepaal welke processen prioriteit hebben en leg vast hoe je toetst en rapporteert.
- Oefen in de praktijk
Voer de werkwijze alvast uit op (minimaal) één proces om te bepalen waar hiaten zitten in beheersing, normenkader of dossiervorming.
- Borg opvolging
Zorg dat bevindingen niet blijven liggen, maar leiden tot concrete verbetermaatregelen, inclusief eigenaar en planning
Hoe organiseer je rechtmatigheidsverantwoording effectief?
Een effectieve aanpak begint bij structuur. Stel een helder normenkader op, richt interne controle en verbijzonderde interne controle goed in en zorg voor continue monitoring. Door rechtmatigheid te verankeren in de bedrijfsvoering en planning-&-controlcyclus, voorkom je verrassingen bij de jaarrekening en versterk je de kwaliteit van de verantwoording.
Belangrijkste punten samengevat
- Rechtmatigheidsverantwoording ligt bij het college
- Het gaat om naleving van regels, begroting en kaders
- Interne beheersing en interne controle zijn cruciaal
- De accountant toetst het proces, niet de rechtmatigheid zelf
- De verantwoording staat in de paragraaf bedrijfsvoering
FAQ – Veelgestelde vragen over rechtmatigheidsverantwoording
Inzicht geven of financiële handelingen rechtmatig zijn uitgevoerd.
De gemeenteraad bepaalt de kaders en grenzen.
Voorheen oordeelde de accountant over rechtmatigheid, nu doet het college dat zelf.
Situaties waarin regelingen onjuist of onterecht worden toegepast.
In de jaarrekening, binnen de paragraaf bedrijfsvoering.
Disclaimer
De in dit artikel opgenomen informatie is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting op afsluitingsprocessen, rechtmatigheid en interne beheersing. De inhoud vormt geen fiscaal, juridisch, accounting- of ander professioneel advies en kan niet worden aangemerkt als een bindend standpunt. Hoewel we ernaar streven dat de inhoud actueel en correct is, kunnen er geen rechten aan worden ontleend.
