Hoe EQili het jaarrekeningtraject bij Emergis heeft getransformeerd
Emergis biedt zorg en ondersteuning aan zo’n 13.000 mensen met uitdagingen op het gebied van mentale gezondheid, verslaving, wonen, werken en veiligheid in Zeeland. Ook binnen de financiële functie is er zorg en aandacht voor het optimaliseren van de periodieke afsluitingsprocessen.
Emergis gebruikt de software van EQili sinds 2016 om geleidelijk de Maandafsluiting, Interim Controle en Jaarrekeningvoorbereiding (inclusief communicatie met accountant) naar een hoger niveau te tillen. Dit naar volle tevredenheid van Emergis en de controlerend accountant Deloitte.
medewerkers
locaties
cliënten
De uitdaging voor Emergis
Marion Richard, Concerncontroller bij Emergis, vertelt: “In 2016 is EQili in gebruik genomen bij Emergis omdat de interne jaarrekeningvoorbereiding en het uitwisselen van specificaties met de accountant verliep via verschillende kanalen en de wel bekende USB-stickjes.” De uitdaging was om een veilige oplossing voor de uitwisseling van specificaties en het verkrijgen van structuur tijdens het jaarrekeningproces te realiseren.
Doordat de accountant destijds nog geen accountantsportaal ter beschikking had waren zij ook direct enthousiast dat EQili ingezet ging worden.
Het proces / de werkwijze
“Doordat de accountant destijds nog geen accountantsportaal ter beschikking had waren zij ook direct enthousiast toen Emergis liet doorschemeren dat EQili ingezet ging worden om de kwaliteit (in de breedste zin van het woord) van de afsluitingsprocessen te verbeteren!” Emergis heeft de eerste jaren voornamelijk gebruik gemaakt van de EQili applicatie voor de Interim Controle en het Jaarrekeningtraject. “We gebruiken EQili voor o.a. ons archief, kennisborging en jaarrekeningvoorbereiding welke d.m.v. de workflow-toepassing ook faciliteert dat er altijd twee personen naar een specificatie hebben gekeken.”
Het resultaat
Overzicht en Structuur
EQili maakt het mogelijk om in één oogopslag is het duidelijk te zien wat de voortgang is van de oplevering. Bovendien is het ook voor de accountant duidelijk waar alles te vinden is: in EQili.
Transparantie
De periodieke afsluitingswerkzaamheden worden efficiënt aangestuurd met EQili, wat resulteert in een soepel en transparant jaarrekeningproces. Marion merkt op: “ dat de applicatie hen heeft geholpen om kritisch te kijken naar hun werkinstructies en processen, en zo verbeteringen aan te brengen.”
Toekomstbestendig
In EQili kun je niet alleen de maand- en jaarafsluiting beheren, maar ook andere processen toevoegen, zoals interne controles, interim-controles en het CSRD-verantwoordingsproces.
Marion Richard
Emergis, Concerncontroller
What’s next?
“Na een evaluatie intern kwam naar voren dat vanwege het grote gemak en de souplesse die het eindproduct van EQili biedt we nog meer uit de tool kunnen en willen halen. We zijn zelf verantwoordelijk voor het Functioneel beheer van de applicatie en hoeven daarbij geen beroep te doen op capaciteit van andere afdelingen bij aanpassingen in de applicatie. Onze wens is om in de toekomst meer processen in EQili onder te brengen, de Interne Controles lijken hierbij als eerste aan bod te komen.” aldus Marion Richard.
Meer klantverhalen?
Ontdek meer inspirerende klantverhalen en ontdek hoe onze softwareoplossingen de dienstverlenende professionals versterkt in hun groei en succes.
