Hoe Gemeente Venlo met EQili haar jaarrekeningproces verbetert

Ga naar het verhaal 3

De verantwoordings-eisen die worden gesteld aan (de financiële functie van) ambtelijke organisaties nemen in snel tempo toe. Betrouwbare stuurinformatie is de norm, tijdigheid van oplevering schuift op naar nu, direct en liever gisteren’. Met de online EQili -oplossing komt Gemeente Venlo nu aantoonbaar in Control om dit proces soepel en transparant te laten verlopen.

inwoners

woningen

banen

De uitdaging voor Gemeente Venlo

Voor Gemeente Venlo, team administratie, was het een uitdaging om met behulp van Excel lijstjes structuur en overzicht te behouden over het proces van jaarrekening voorbereiding en de communicatie met de accountant. “Ik was al jaren op zoek naar een systeem dat het proces van jaarrekeningvoorbereiding en de daarbij behorende communicatie met de accountant kon stroomlijnen”, vertelt Martine van Eijk. “Voorheen merkten wij dat er niet altijd volledig zicht op de tijdigheid en kwaliteit van de aanlevering van de op te leveren stukken was. Dit wilden we graag verbeteren”

Gemeente Venlo heeft haar jaarrekeningproces beter gestroomlijnd en naar een structureel beter niveau gebracht.

Het proces / de werkwijze

“Voorheen merkten we dat er niet altijd volledig zicht op de tijdigheid en kwaliteit van de aanlevering van de op te leveren stukken was. Dit wilden we graag verbeteren.” volgens Martine van Eijk. Medio 2019 is de online afsluitingsoplossing EQili, na een snelle implementatieperiode, geïmplementeerd bij Gemeente Venlo. Dit heeft positieve gevolgen gehad.

“Gemeente Venlo heeft haar jaarrekeningproces beter gestroomlijnd en naar een structureel beter niveau gebracht, waarbij accountantsonafhankelijke historie, balansdossiers en manier van werken centraal geregisseerd opgebouwd worden”. Voorheen hielden de teams Administratie en Financiën overzicht over de jaarrekeningvoorbereiding door middel van een uitgebreide checklist in Excel. “Bij de aanbesteding van een nieuwe accountant was de eis dat de accountant in onze tool de specificaties moest ophalen. Wij wilden een eigen systeem om onze jaarrekeningvoorbereiding en communicatie met accountant te kunnen stroomlijnen en niet meer afhankelijk zijn van de accountant, die elke paar jaar kan wisselen.” Laat Martine weten.

Het resultaat

Overzicht

EQili biedt een helder overzicht van alle taken en voortgang, waardoor vertragingen vroegtijdig worden gesignaleerd en het veel eenvoudiger wordt om bij te sturen waar nodig.

Efficiëntere Communicatie

De introductie van een communicatiedossier binnen EQili heeft de communicatie met de accountant aanzienlijk verbeterd. Documenten en vragen worden nu gestructureerder en efficiënter uitgewisseld, wat het aantal e-mails tijdens de accountantscontrole drastisch heeft verminderd.

Verminderde Administratieve Lasten

EQili heeft de administratieve rompslomp tijdens het jaarrekeningproces verminderd. Waar voorheen een jaarrekeningcoördinator tot wel 1200 e-mails ontving, is de workflow in EQili nu verantwoordelijk voor veel meer overzicht en een aanzienlijke vermindering van de werkdruk.

Hogere Kwaliteit

Met EQili is de kwaliteit van de balansdossiers aanzienlijk verbeterd. De applicatie biedt in één oogopslag inzicht in de voortgang en zorgt voor een aanzienlijke verbetering in de kwaliteit en tijdigheid van de jaarrekeningvoorbereidingen.

Martine van Eijk

Gemeente Venlo,

What's next?

De wens tot verdere (proces) optimalisatie in de financiële functie werd na het succesvolle gebruik van EQili in het jaarrekeningproces alleen maar groter. “EQili biedt niet alleen een draaiboek van de uit te voeren taken voor het jaarrekeningproces, maar ook rapportagemogelijkheden die inzicht verschaffen in mogelijke stagnaties en verbeterpunten in het proces.” Gemeente Venlo wil ook andere interne controleprocessen van de administratie in het kader van de rechtmatigheidsverantwoording volledig in EQili integreren.