De grootste drempel om te starten met een nieuw systeem is zelden “willen we dit?” De vraag is bijna altijd: “kunnen we dit er nu bij hebben?” Hier krijg je een eerlijk antwoord op die vraag.
Waarom implementatie bij EQili anders is
EQili is geen ERP-vervanging. Het is een laag die naast het bestaande ERP-systeem wordt gezet, specifiek voor het afsluitproces. Dat maakt een fundamenteel verschil.
Geen datamigratie nodig. EQili werkt met de informatie die al bestaat. Het organiseert de werkwijze, niet de informatie zelf. Geen langdurige IT-koppeling. Geen afhankelijkheid van een grote implementatiepartner.
Het resultaat: implementatie in dagen. Geen marketingclaim, de realiteit voor gemeenten die al zijn gestart.
Wat het wél vraagt
Twee tot vier uur per week van een eigenaar aan de kant van de gemeente in de eerste weken. Iemand die het proces kent en beslissingen kan nemen over de inrichting. Dat is de investering.
De werkprogramma’s en leadsheets voor de publieke sector zijn vooringericht door Exilo, op basis van BBV-kaders, VIC-cyclus en SPUK/SiSa-verantwoording. Je begint niet van nul. Je past een bestaande structuur aan op jouw situatie.
Exilo begeleidt de inhoudelijke inrichting. EQili verzorgt de technische configuratie en onboarding. Samen bewaken ze dat de implementatie niet strandt op onzekerheid over hoe het moet worden ingericht.
Wat je in de eerste weken ziet
Na de implementatie draait EQili naast het lopende afsluitproces. Taken en verantwoordelijkheden zijn centraal zichtbaar. De accountant heeft toegang en kan direct zien wat is aangeleverd en wat nog openstaat.
De grootste verandering die teams beschrijven: minder zoekwerk. Niet meer nadenken over wie wat heeft aangeleverd. Niet meer doorzoeken van mailboxen. De informatie is er, en iedereen weet waar.
Wat je niet mag verwachten
EQili is geen toverstaf. Een afsluitproces dat jarenlang op een bepaalde manier heeft gedraaid, verandert niet in twee weken. De eerste afsluiting in EQili vraagt gewenning. Dat is een investering in tijd en aandacht, niet in geld. En het is de investering die elke gemeente die is gestart, heeft terugverdiend bij de eerste jaarafsluiting daarna.
Veelgestelde vragen over implementatie van een afsluitproces
Dat verschilt sterk per type oplossing. Een proceslaag naast het bestaande ERP kan binnen dagen operationeel zijn. Een volledig nieuwe systeemintegratie kan maanden duren. De sleutel is of je data hoeft te migreren of niet.
Bij een oplossing die naast het ERP draait zonder systeemkoppeling: nee. Je hebt een interne eigenaar nodig die het proces kent en beslissingen kan nemen over de inrichting. Twee tot vier uur per week in de eerste weken is realistisch.
Dan is starten nog steeds mogelijk, maar het ideale moment is direct na afloop van je jaarrekeningtraject. Dan zijn de pijnpunten vers en is er ruimte om het nieuwe werkproces goed in te richten.
Bij een goed ontworpen tool is uitgebreide training niet nodig. Een korte onboarding volstaat. Belangrijker is dat het werkprogramma goed is ingericht, zodat medewerkers weten wat er van ze wordt verwacht.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting. De inhoud vormt geen juridisch of financieel advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
