Continu in control” klinkt als een slogan. Maar voor gemeenten die werken met BBV-kaders, een rechtmatigheidsverantwoording, een VIC-cyclus en tientallen SPUK-regelingen, is het een concrete werkende situatie. Of een concreet doel.
Wat het concreet betekent
Continu in control is niet hetzelfde als geen fouten maken. Het betekent dat je als gemeente op elk moment inzicht hebt in de status van je financiële processen en dat je tijdig kunt bijsturen als iets dreigt mis te gaan.
In de praktijk: taken zijn toegewezen aan duidelijke verantwoordelijken. Deadlines zijn gekoppeld aan het P&C-ritme. Bewijslast wordt gedurende het jaar opgebouwd. Afwijkingen worden gesignaleerd op het moment dat ze ontstaan, niet aan het eind van het jaar.
De jaarrekening is dan geen stressvolle sprint meer, maar de logische conclusie van een jaar goed bijgehouden werk.
De drie pijlers: proces, mensen en digitale regie
- Proces
Een structureel afsluitproces begint met een goed ontworpen werkprogramma: welke stappen worden elke afsluiting doorlopen, wie is waarvoor verantwoordelijk, welke bewijslast is verplicht? Exilo heeft op basis van jarenlange ervaring bewezen werkprogramma’s en leadsheets ontwikkeld die als vertrekpunt dienen.
- Mensen
Duidelijk eigenaarschap. Wie is controller, wie is procesbewaker, wie escaleert als een deadline dreigt? En kennis die niet in hoofden van individuen zit, maar geborgd is in het systeem.
- Digitale regie
EQili is de omgeving waar proces en mensen samenkomen: speciaal ontwikkeld voor periodieke afsluitingen, snel inzetbaar naast het ERP, voldoend aan BIO 2.0, GIBIT 2023 en ISO 27001.
De stappen die een gemeente zet
Stap 1: het afsluitproces in kaart brengen. Waar zit de versnippering? Exilo helpt bij de procesanalyse en vertaalt uitkomsten naar een werkprogramma binnen BBV-kaders.
Stap 2: het werkprogramma inrichten in EQili. Vooringerichte templates voor de publieke sector. Geen nul-start. Implementatie in dagen.
Stap 3: het proces draaien. Elke afsluiting wordt doorlopen vanuit dezelfde centrale omgeving. Na elke afsluiting worden verbeterpunten verwerkt.
Wat het oplevert
Op de korte termijn: minder stress bij de jaarafsluiting, kortere doorlooptijden, lagere accountantskosten. EQili-klanten rapporteren gemiddeld 25% tijdsbesparing per afsluiting.
Op de lange termijn: een organisatie die minder kwetsbaar is bij personeelswisselingen, beter bestand is tegen toenemende regeldruk en een rechtmatigheidsverantwoording kan afgeven die rust op een dossier dat het hele jaar is opgebouwd, ook voor interne kennisborging.
Veelgestelde vragen
“In control” betekent dat je grip hebt op je processen en tijdig kunt bijsturen. “Audit-ready” betekent dat je dossier aantoonbaar op orde is voor de accountant. Het een sluit het ander niet uit, maar ze vragen elk iets anders: in control gaat over sturing, audit-ready over documentatie.
De eerste gestructureerde afsluiting geeft al direct meer overzicht. Na twee à drie afsluitingen is het nieuwe werkproces ingesleten. Een volledig ingericht en werkend afsluitproces staat doorgaans na zes maanden.
Begin met de kernprocessen: maandafsluiting en jaarrekeningvoorbereiding. Breid uit naar VIC, SiSa en programmabegroting wanneer dat past. Een gestructureerd proces hoeft niet groot te zijn om effectief te zijn.
De tool borgt het proces: taken, deadlines, bewijslast, voortgang. De proceskennis bepaalt wát er in die tool wordt ingericht: welke stappen, welke controles, welk normenkader. Je hebt beide nodig. De tool zonder inhoud is een lege schil, de inhoud zonder tool is een papieren werkelijkheid.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting. De inhoud vormt geen juridisch of financieel advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
