Een gemeente die continu in control is, werkt niet foutloos. Ze weet op elk moment hoe haar financiële processen ervoor staan en kan op tijd bijsturen. Dat klinkt vanzelfsprekend, maar de praktijk is vaak anders: bewijs wordt pas in het voorjaar bij elkaar gezocht, kennis zit in de hoofden van een paar mensen, en de jaarafsluiting wordt een sprint. Die aanpak wordt steeds kwetsbaarder.
Waarom dit nu urgenter is
Strengere toetsing van rechtmatigheid
Sinds verslagjaar 2025 gelden nieuwe regels in het BBV en het Bado. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording ligt standaard op 2% van de totale lasten. De accountant telt fouten en onzekerheden voortaan bij elkaar op en toetst ze samen aan één grens. Dat verandert het speelveld. Een onzekerheid is vaak geen echte fout, maar simpelweg bewijs dat ontbreekt. Wie dat bewijs pas aan het einde van het jaar verzamelt, loopt nu direct meer risico op een afkeurende uitkomst. De jaarrekening 2026 is de tweede cyclus onder deze regels, dus nu is het moment om de werkwijze structureel aan te passen.
Digitale weerbaarheid is een bestuurlijke verantwoordelijkheid
Op 15 augustus 2026 is de Cyberbeveiligingswet in werking getreden. Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de beheersing van cyberrisico’s, en de zorgplicht geldt ook voor de keten: de systemen en leveranciers waarmee een gemeente werkt. Financiële processen die verspreid liggen over losse spreadsheets, mailboxen en netwerkschijven zijn dan niet alleen inefficiënt, maar ook een risico.
De drie pijlers: proces, mensen en digitale regie
Proces
Een vast werkprogramma legt vast welke stappen elke afsluiting doorloopt en wie waarvoor verantwoordelijk is. Het sluit direct aan op het normenkader en het interne-controleplan, die gemeenten vanwege de BBV-wijziging toch al moeten bijwerken.
Mensen
Rollen hebben een duidelijke eigenaar, en kennis ligt vast in het systeem in plaats van bij individuen. Een personeelswisseling of ziekte zet het proces dan niet stil.
Digitale regie
Eén centrale omgeving waarin taken, bewijs, beoordelingen en opvolging samenkomen. EQili is speciaal ontwikkeld voor periodieke afsluitingen, is ingericht conform BIO2, werkt met de GIBIT-inkoopvoorwaarden en is ISO 27001:2023-gecertificeerd. Zo past het binnen de eisen die gemeenten aan hun keten moeten stellen.
Waar AI het verschil maakt
Continu in control vraagt om veel beoordelingswerk: dossiers controleren, specificaties nalopen en bevindingen vastleggen. Daar zit steeds vaker de winst. Bij Gemeente Rotterdam ondersteunt de EQili AI Audit Agent sinds mei 2026 de controle van dossiers. De doorlooptijd per dossier daalde van ongeveer vier uur naar zo’n dertig minuten. De professional blijft beoordelen en beslissen. De AI doet het voorbereidende en repeterende werk. Zo komt er tijd vrij voor waar het om draait: analyseren, bijsturen en adviseren.
De stappen die een gemeente zet
- Procesanalyse
Het afsluitproces in kaart brengen, inclusief versnippering, afhankelijkheden van personen en plekken waar bewijs ontbreekt.
- Inrichting
Het werkprogramma inrichten in EQili met vooringerichte templates voor gemeenten, afgestemd op het eigen normenkader.
- Uitvoering en verbetering
Elke afsluiting doorlopen vanuit dezelfde omgeving en na elke cyclus evalueren en aanscherpen.
Wat het oplevert
Korte termijn. EQili-klanten besparen tijd per afsluiting. Ze hebben kortere doorlooptijden en minder vragen en aanvullend werk van de accountant, omdat het bewijs op tijd compleet is.
Lange termijn. Minder kwetsbaarheid bij personeelswisselingen, minder risico op onzekerheden in de rechtmatigheidsverantwoording, en een organisatie die beter bestand is tegen toenemende regeldruk.
Veelgestelde vragen
Net als in 2025 geldt een verantwoordingsgrens van 2%, en de accountant toetst fouten en onzekerheden samen. Hoe eerder in het jaar het bewijs compleet is, hoe kleiner de kans dat onzekerheden zich opstapelen tot een probleem.
In control gaat over grip op je processen en op tijd kunnen bijsturen. Audit-ready gaat over aantoonbaarheid: documentatie die de accountant kan toetsen. Wie continu in control is, is vanzelf audit-ready.
De eerste afsluiting geeft al meer overzicht. Na twee à drie cycli is het proces ingesleten, en een volledig ingericht proces staat doorgaans binnen zes maanden.
Ja. Begin met de kernprocessen, zoals de tussentijdse afsluitingen en de voorbereiding van de jaarrekening, en breid daarna stap voor stap uit.
Nee. De tool borgt het proces, maar proceskennis bepaalt wat erin wordt ingericht. Beide zijn nodig, en daarom combineren we het platform met begeleiding bij de inrichting.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting. De inhoud vormt geen juridisch of financieel advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
