Het is november 2021, de wintertijd is ingegaan, her en der waait een hondje in zee en onder het genot van een bockbiertje schakelt de financial een knop om en realiseert zich: het jaarrekeningseizoen is weer begonnen. Business as usual zou je zeggen. Checklistje in Excel uit de lade trekken, namen aanpassen, deadlines dagje opschuiven en we zijn weer vertrokken. Maar toch. Daar gaan we weer: iedereen thuis, werken op afstand. En dan ineens valt het kwartje. Die Checklist in Excel gaat de open haard in en we gaan het eens wat slimmer aanpakken vanaf nu…
Als financial kent u het klappen van de zweep ondertussen wel. Interim-controle net achter de rug, de lijst van op te leveren stukken (PBC/PBE/CAL/LOTS) in goede orde ontvangen en werkafspraken met de huisaccountant van dienst weer gemaakt. U mag de op te leveren specificaties keurig aanleveren in het accountantsportaal. Dat is handig, vooral voor uw accountant. U moet zelf maar even zien wie intern verantwoordelijk is voor welke specificaties, wat wanneer opgeleverd moet worden intern, wat de stand van zaken is en hoe de kwaliteit van aanlevering geborgd wordt.
Ooit, rond 1980, kwam Bill Gates met Excel en hoe vernieuwend was het toen om daar een Checklist in aan te maken. Nu is het 2021 en het werken op afstand is het nieuwe normaal geworden, al doet file-leed op ‘s Heren snelwegen soms anders vermoeden. Als het u is vergaan zoals vele andere financials, heeft u tijdens uw maandafsluitingen in het afgelopen jaar ervaren dat de checklistjes in Excel hun beste tijd wel gehad hebben. Met het werken op afstand is een vinkje op de checklist op de deur van de centrale administratie niet meer zo evident. Even rondlopen om te vragen of het allemaal nog goed gaat wordt al snel een belrondje of de zoveelste Teams-meeting waar mensen nogal druk zijn met hun achtergrondje. Zonovergoten strand op Malibu of het berglandschap van de Mont Blanc dit keer?
En dan al die opgeleverde documenten op de gedeelde server. Prachtige mapjes-structuren. Geen context, maar aan de omschrijving van het mapje of het daarin opgeslagen document is best wel enigszins af te leiden waar het ongeveer over zou moeten kunnen gaan. Toch?
Gelukkig kun je altijd nog terugvallen op het balansdossier wat vorig jaar is geupload in het accountantsportaal! O nee toch niet. Want dat is omwille van “liability” leeggemaakt nadat de controleverklaring is verstrekt. Gelooft u dat niet? Ga maar kijken!
Een soepel jaarrekeningproces sinds de nieuw ontstane realiteit van het thuiswerken, is het lonkende perspectief voor iedereen die op deze website van EQili al terecht is gekomen. Stel u voor:
- Duidelijke verantwoordelijkheden en planning door een uitgekiend workflowproces
- Online en Realtime inzicht in de stand van zaken qua voorbereiding
- Digitale, professioneel ingerichte balansdossiers. Nooit meer zoeken naar dat ene document
- Uw accountant kan alle specificaties komen ophalen uit uw online balansdossier. Ook op afstand natuurlijk.
- Een optimale communicatie met uw huisaccountant over nagekomen vragen naar aanleiding van de controle
Kortom: volledige regie hebben en houden tijdens de jaarrekeningvoorbereiding en de accountantscontrole. Nog korter om: een soepel en transparant Jaarrekeningproces Alleen voor slimme financials!
