Bij de meeste bedrijven en instellingen zit het werk er weer op. De jaarrekening is opgemaakt, de accountantsverklaring ontvangen en het boekje netjes gedeponeerd bij de KvK. En zoals bij velen het geval is, staat er binnen je organisatie al bijna iemand klaar om op een knop te drukken, waardoor alle lessen van de afgelopen periode vergeten worden. Terug naar de dagelijkse gang van zaken. En volgend jaar?
De afgelopen maanden hebben financiële administraties weer bloed, zweet en tranen gekost om die verplichte accountantsverklaring te verkrijgen.
Bij veel organisaties horen we verhalen over de samenwerking – of beter gezegd, het gebrek daaraan – met de accountant. Een terugkerende irritatie is dat het lijkt alsof accountants steeds strengere eisen stellen aan de verantwoording en met vragen komen die ze nog nooit eerder stelden. Dat lijkt niet alleen zo te zijn. dat is ook echt zo. Logisch. De beroepsvereniging NBA en de Autoriteit Financiële Markten hebben de laatste jaren de duimschroeven flink aangedraaid op de kwaliteit van de accountantscontrole. Hierdoor voelen accountantskantoren zich gedwongen te doen waarvoor ze er zijn: zekerheid bieden aan het maatschappelijk verkeer. En soms is de wereld simpel: die druk op accountants wordt, waar mogelijk, overgeheveld naar de gecontroleerde partij. De lat ligt dus hoger voor balansdossiers, en je komt niet meer weg met een globale verklaring over omzet- of kostenontwikkelingen.
Het past bij de rol van de accountant om de kwaliteit van de controles te verhogen, maar het zou ook passen als er beter contact is met jou als klant. Uitleg geven. Afstemmen. Onze observatie is dat dit te weinig gebeurt, waardoor die ergernissen onvermijdelijk zijn.
De jaarrekening als project
We hebben het al vaker benoemd: de jaarrekening wordt bij veel organisaties nog steeds behandeld als een project, op een manier die weinig verschilt van zo’n 20 jaar geleden. Met de huidige kennis, expertise en technologie is dat eigenlijk onvoorstelbaar.
Het voorbereiden van een jaarrekening is een koud kunstje wanneer het periodiek afsluiten van de financiële administratie procesmatig geborgd is. De financiële hygiëne die op die manier wordt verankerd binnen de organisatie heeft tal van voordelen. Niet in de laatste plaats door de positieve impact op de kwaliteit van de managementrapportages. Het zorgt er ook voor dat niemand meer in de stress hoeft te schieten wanneer het weer jaarrekening-seizoen is. Afsluiten doen we elke maand, elk kwartaal, waardoor het jaarrekeningproces geen negatieve verrassingen meer met zich meebrengt.
Ook als je periodeafsluiting “voor verbetering vatbaar” is, hoeft Project Jaarrekening geen drama te worden. Er zijn waardevolle lessen te leren uit eerdere ervaringen. Hoe je het ook wendt of keert: het staat of valt met een goede planning en voortgangsbewaking. Eén aanspreekpunt dat iedereen op tijd aan het werk zet, met de vereiste kwaliteit. Laten we eindelijk afscheid nemen van die verschrikkelijke planningsspreadsheets met kleurtjes, corrupte versies en één persoon die exclusief zicht heeft op voortgang en kwaliteit. Op die manier kunnen we ook in de samenwerking met de accountant bijdragen aan minder “ruis op de lijn”.
Voorkom dezelfde frustraties volgend jaar – pak nú door!
We hebben het hiervoor al geschetst: op veel plaatsen wordt eerdaags op de knop geduwd “Vergeet alle lessen”.
En dat is jammer want voor u het weet is het volgend jaar opnieuw dezelfde ellende. Met alle ergernis, irritatie en (laten we wel wezen) financiële lasten van dien.
Om het maar zo duidelijk mogelijk te benoemen: dit is het moment om door te pakken. Alle betrokkenen bij het jaarrekeningtraject voelen nu nog de pijn. En daarmee hopelijk de wens om door te pakken.
Onze EQili software heeft haar sporen dit jaar al verdiend. We hebben klanten geholpen om hun afsluitingscyclus minder complex en transparanter te maken. Om jaarrekeningvoorbereiding professioneel te organiseren. Om de communicatie met accountants terug te brengen naar eenvoud. Om de kosten van afsluiten derhalve te verlagen.
We hebben net als jij een hekel aan complexiteit en onoverzichtelijkheid. Dat schept een band. Sta je toe dat iemand binnen je organisatie de “Vergeet alle Lessen”-knop indrukt? Of ga je doorpakken?
