Bij de meeste bedrijven en instellingen zit het er weer op. De jaarrekening is opgemaakt, de accountantsverklaring ontvangen en het boekje netjes gedeponeerd bij de KvK. Als het u vergaat zoals vele anderen, is het moment aanstaande dat er binnen uw organisatie iemand op een knop duwt waarmee alle lessen van de afgelopen periode worden vergeten. Back to business. En volgend jaar? Same dirt, different year… Tenzij…
Afgelopen maanden is op veel financiële administraties weer het nodige bloed, zweet en tranen gevloeid om die felbegeerde (nou ja, verplichte) accountantsverklaring te verkrijgen. Zoals elk jaar opnieuw werd het project Jaarrekening voorbereiding net te laat gestart, was het wel grotendeels -maar toch niet helemaal- duidelijk wat de accountants aan oplevering verwachtten, stond het controle team sneller dan gedacht op de stoep en werden er vragen gesteld waar menigeen stijl van achterover viel, zowel in aantal als in kwaliteit.
Vanuit onze rol en expertise hebben wij veel partijen gesproken die “in the heat of the moment” door de bomen het bos niet meer zagen. Uiteindelijk leert de ervaring dat het ook meestal wel goed komt (“onder druk wordt alles vloeibaar”) maar er wordt her en der nog wel de nodige meerwerk discussie gevoerd.
Maar hoe kan het nou toch dat jaar na jaar dezelfde ergernissen en irritaties ontstaan in een proces wat op de keper beschouwd nu ook weer niet heel erg veel verrassingen zou moeten kennen? Laten we daar eens op inzoomen
De rol van de Accountant
Bij veel organisaties hebben we verhalen gehoord over de samenwerking met de accountant. Of het gebrek daaraan, beter gezegd. Een terugkomende irritatie zit daarin dat het lijkt alsof de accountants steeds strengere eisen gaan stellen aan de verantwoording en met vragen komen die ze nog nooit hebben gesteld. Dat lijkt niet alleen zo te zijn. Dat is ook zo. En dat is eigenlijk heel logisch. De beroepsvereniging NBA en de Autoriteit Financiële Markten hebben afgelopen jaren de duimschroeven op het vlak van kwaliteit van de accountantscontrole aanzienlijk aangeschroefd. Waardoor de accountantskantoren zich gedwongen weten om te doen waartoe zij op aarde zijn: het verschaffen van zekerheid aan het maatschappelijk verkeer. En soms zit de wereld nog simpel in elkaar: die last op de schouders van de accountantskantoren wordt daar waar mogelijk overgeheveld naar het object van de accountantscontrole: de gecontroleerde. Dus komt de lat hoger te liggen ten aanzien van op te leveren balansdossiers. En komt u niet meer weg met een globale verklaring over omzet- of kostenontwikkelingen. U bent controleplichtig? U zult het weten!
Waar het past binnen de rol van de accountant om de kwaliteit van de controles naar een hoger plan te tillen, zou het evenwel ook passen om daarover beter met u in contact te zijn. Uitleg te geven. Af te stemmen. In onze observatie gebeurt dat te weinig. Waardoor voornoemde ergernissen en irritaties onvermijdelijk zijn.
De Jaarrekening als project
We hebben het al vaker benoemd: de jaarrekening wordt bij veel organisaties nog als een project aangevlogen. Op een manier die weinig anders is als pakweg 20 jaar geleden. En met de huidige kennis, expertise en beschikbare technologie is dat eigenlijk onvoorstelbaar.
Het hoeft geen betoog dat het voorbereiden van een jaarrekening een koud kunstje is wanneer periodiek afsluiten van de financiële administratie procesmatig is geborgd. De financiële hygiëne die op die manier wordt verankerd in de organisatie heeft tal van voordelen. Niet in het minst de positieve impact die het heeft op de kwaliteit van de management rapportages. Het maakt echter ook dat niemand meer in een kramp hoeft te schieten wanneer het weer Jaarrekening-seizoen wordt. Dat kunstje wordt beheerst, afsluiten doen we elke maand, elk kwartaal. Waardoor een jaarrekeningproces op geen enkele manier nog tot negatieve verrassingen kan leiden.
Ook wanneer uw periodeafsluiting zogezegd “voor verbetering vatbaar” is, hoeft een Project Jaarrekening nog geen drama te worden. Ook dan zijn er belangrijke lessen te leren uit eerdere ervaringen. Hoe je het ook wend of keert: het staat of valt met een goede planning en voortgangsbewaking. Eén aanspreekpunt die met een bijl achter alle betrokken aanloopt om op tijd te leveren. En op het gewenste kwaliteitsniveau. En zullen we dan eindelijk eens afscheid nemen van die verschrikkelijke planningsspreadsheets met kleurtjes, corrupte versies en Koning Eénoog die exclusief inzicht heeft in voortgang, kwaliteit en bestandsbeheer? Zodat we ook in onze samenwerking met accountant een bijdrage kunnen doen aan het verminderen van “ruis op de lijn”?
Push the button? Of nu echt doorpakken?
We hebben het hiervoor al geschetst: op veel plaatsen wordt eerdaags op de knop geduwd “Vergeet alle lessen”.
En dat is jammer want voor u het weet is het volgend jaar opnieuw dezelfde ellende. Met alle ergernis, irritatie en (laten we wel wezen) financiële lasten van dien.
Om het maar zo duidelijk mogelijk te benoemen: dit is het moment om door te pakken. Alle betrokkenen bij het jaarrekeningtraject voelen nu nog de pijn. En daarmee hopelijk de wens om door te pakken.
Onze EQili software heeft haar sporen dit jaar al verdiend. We hebben klanten geholpen om hun afsluitingscyclus minder complex en transparanter te maken. Om jaarrekeningvoorbereiding professioneel te organiseren. Om de communicatie met accountants terug te brengen naar eenvoud. Om de kosten van afsluiten derhalve te verlagen.
We hebben net als u waarschijnlijk een hekel aan complexiteit en onoverzichtelijkheid. Dat schept een band. Staat u het toe dat er iemand binnen uw organisatie de Vergeet alle Lessen-knop gaat induwen? Of gaat u doorpakken? U weet ons te vinden.
