Bij de meeste bedrijven en instellingen is het moment aangebroken: de jaarrekening is opgemaakt, de accountantsverklaring ontvangen, en het boekje is netjes gedeponeerd. Maar net als bij vele anderen, bestaat het risico dat binnen uw organisatie snel wordt overgegaan tot de orde van de dag, zonder de waardevolle lessen van de afgelopen periode te benutten. Volgend jaar weer dezelfde problemen en uitdagingen? Tenzij…
Reflectie op het Jaarrekeningproces
Het afgelopen jaar hebben financiële administraties weer veel tijd en moeite gestoken in het verkrijgen van de verplichte accountantsverklaring. Het project Jaarrekening werd wederom te laat gestart, de verwachtingen van de accountants waren deels onduidelijk, en het controleteam stond sneller dan verwacht op de stoep met vragen die soms voor verrassingen zorgden, zowel in aantal als in complexiteit.
Veel organisaties zien tijdens de drukte van het moment door de bomen het bos niet meer. Hoewel het uiteindelijk meestal goedkomt onder druk, leidt dit vaak tot discussies over meerwerk. Maar waarom blijven dezelfde problemen elk jaar terugkomen in een proces dat weinig verrassingen zou moeten kennen? Laten we dit nader onderzoeken.
De Jaarrekening als Doorlopend Proces
Bij veel organisaties wordt de jaarrekening nog steeds als een project behandeld, op een manier die weinig verschilt van twintig jaar geleden. Met de huidige kennis, expertise en beschikbare technologie is dit onvoorstelbaar. Het voorbereiden van een jaarrekening zou een routineklus moeten zijn als de financiële administratie periodiek wordt afgesloten. Deze financiële hygiëne biedt talloze voordelen, waaronder een positieve impact op de kwaliteit van managementrapportages en minder stress tijdens het jaarrekeningseizoen.
Zelfs als jouw periodeafsluiting nog verbeterd kan worden, hoeft het jaarrekeningproject geen drama te zijn. Goede planning en voortgangsbewaking zijn cruciaal. Eén aanspreekpunt dat zorgt voor tijdige levering en kwaliteit is essentieel. Het is tijd om afscheid te nemen van planningsspreadsheets met kleurtjes en corrupte versies. Een geïntegreerd systeem kan de voortgang, kwaliteit en het beheer van documenten transparanter maken, wat ook de samenwerking met de accountant ten goede komt.
Tijd om Door te Pakken
Op veel plaatsen wordt binnenkort op de knop gedrukt om alle lessen te vergeten, wat jammer is, want volgend jaar zullen dezelfde uitdagingen zich opnieuw voordoen. Dit is het moment om door te pakken. Alle betrokkenen voelen nu nog de pijn en hebben hopelijk de wens om te verbeteren.
De EQili-afsluitingsoplossing heeft sinds 2015 haar waarde bewezen door gemeentes, provincies, zorginstellingen en woningcorporaties te helpen hun afsluitingscyclus minder complex en transparanter te maken. De grote gemene deler bij onze klanten was de wens om afscheid te kunnen nemen van de welig tierende Checklistjes in Excel en aantoonbaar in control te zijn. De oplossing draagt daardoor bij om de maandafsluiting en jaarrekeningvoorbereiding professioneel te organiseren, de communicatie met accountants te vereenvoudigen, en de kosten van afsluiten te verlagen.
In Control
We hebben net als jou waarschijnlijk een hekel aan complexiteit en onoverzichtelijkheid. Dit is een kans om het anders te doen. Ga je door met de oude aanpak, of ga je nu echt doorpakken? Anderen gingen je voor en staan je graag eens te woord:
Op de vraag wat EQili heeft gebracht bij Ipse de Bruggen, geeft Harrie van Hoof (Manager Financiële Administratie en Inkoop) aan “Overzicht en transparantie”. “Dankzij EQili is het duidelijk wat er op welk moment van eenieder verwacht wordt gedurende een maand- , kwartaal- of jaarafsluiting.”
Marion Richard van Stichting Emergis voegt hier aan toe (ex Concerncontroller, sinds 2023 interne Auditor): “ Of het nou gaat over de verantwoordelijkheden van de medewerkers, de jaarrekening voorbereiding, of de verdeling van de maandelijkse afsluitingstaken, EQili geeft inzicht in wie, wanneer, wat moet doen. Daarnaast biedt EQili ook een hoop structuur. Met name bij de interim controle en de jaarrekening voorbereiding en controle. Het is in één oogopslag duidelijk wat de voortgang is van de oplevering. Bovendien is het ook voor de accountant duidelijk waar alles te vinden is: in EQili. Ook het gebruik van het communicatiedossier voor accountantsvragen werkt erg prettig.
Nieuwsgierig geworden naar de EQili-oplossing? Neem vrijblijvend contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen uw jaarrekeningproces te optimaliseren of plan direct een demo.
