Hoe Audax €100.000 aan auditkosten bespaarde dankzij EQili

Het familiebedrijf Audax is al bijna 75 jaar dienstbaar aan uitgevers. Anno 2023 helpt het tevens fabrikanten, groothandels en importeurs van alledaagse artikelen met research, logistiek en distributie.

Info aanvragen

Ga naar het verhaal 3

Audax beweegt continu mee met de maatschappelijke en technologische ontwikkelingen en zoekt voortdurend naar ideeën die leiden tot de beste oplossing voor hun klanten en (interne) processen. Dit alles volgens het Lean principe. Ook bij het inrichten van de financiële processen wordt dit principe als leidraad gehanteerd en wordt, ondersteund door de EQili software, stap voor-stap het (periodieke) afsluitingsproces geoptimaliseerd.

Eigen & franchise winkels

talenten in dienst

eigen mediatitels

De uitdaging voor Audax

Martin van Duyse, Teammanager Reporting bij Audax, benadrukt de uitdaging waarmee het bedrijf begin 2021 werd geconfronteerd: “De financiële functie van Audax stond voor grote uitdagingen op het gebied van efficiënt (hybride) werken, structuur herpakken, kennisborging en reductie van de jaarlijkse (audit) kosten. Audax had voorheen een periode afsluitingsproces dat veelal werd gemanaged met checklistjes in Excel en specifieke kennis die zich ‘in de hoofden’ van finance medewerkers bevond.

Door overnames, winkelsluitingen (COVID-19), veel personele wisselingen intern alsmede bij accountant Deloitte, kwam Audax in een ‘perfect storm’ terecht. Er moest, op korte termijn, een omslag komen in de manier van werken in de afsluitingsprocessen.

EQili helpt ons om terugkerende afsluitingsprocessen op professionele wijze aan te sturen en te monitoren.

Het proces / de werkwijze

Met EQili wordt nu het periode afsluitingsproces voor alle werkmaatschappijen centraal vanuit het Shared Service Center in Gilze aangestuurd. Gezien de omvang van onze organisatie (meer dan 12 rapporterende werkmaatschappijen) zit de complexiteit in de verschillende administraties en factuurstromen. Er werken vaak al snel 20 medewerkers aan een afsluiting. “EQili helpt ons om deze terugkerende afsluitingsprocessen op professionele wijze aan te sturen en te monitoren” vervolgt Martin. “Werkend vanuit een template waarin EQili ons faciliteert, zijn wij in staat om snel en online inzicht te krijgen in de status en kwaliteit van de uitgevoerde afsluitingswerkzaamheden en de voorkomende issues bij de verschillende werkmaatschappijen.”

Het resultaat

Besparing

Audaux heeft met EQili een auditfee besparing gerealiseerd van ongeveer €100.000 (30%) ten opzichte van voorgaande jaren.

Tijdwinst

Door het gebruik van EQili is de doorlooptijd van het jaarrekeningtraject gehalveerd, wat leidt tot meer structuur en overzicht tijdens de voorbereiding, oplevering en evaluatie.

Gestroomlijnde processen

EQili heeft het mogelijk gemaakt om de afsluitingsprocessen centraal aan te sturen vanuit het Shared Service Center in Gilze, wat het proces niet alleen gestroomlijnd, maar ook transparanter heeft gemaakt.

Versnelde Probleemoplossing

Met EQili kunnen issues sneller worden geïdentificeerd en opgelost door het centrale platform waar alle werkmaatschappijen worden gemonitord.

Martin van Duyse

Audax, Teammanager Reporting

What's next?

Audax is van plan om hun processen verder te optimaliseren: “We moeten wel eerlijk bekennen dat de periode en kwartaalafsluiting nog niet voldoende aandacht krijgen qua reviewmogelijkheden, maar ook dit is inzichtelijk via dashboarding in EQili en biedt ruimte voor verdere optimalisatie.” De organisatie overweegt ook de inrichting van een contractenregister en gaat de mogelijkheden verkennen voor succesvolle procesaansturing met EQili ten behoeve van ESG-rapportage. “Ons voornemen is om op rotatiebasis alle balansposten te gaan beoordelen voor het jaarrekeningtraject aanvangt.”