Hoe EQili Gemeente Rotterdam’s financiële administratie hervormde

De Gemeente Rotterdam, de tweede grootste gemeente van Nederland met ruim 650.000 inwoners en een omvangrijke gemeentelijke organisatie, heeft als doel om haar financiële administratie te vereenvoudigen en te optimaliseren.

Info aanvragen

Ga naar het verhaal 3

Na het samenvoegen van 17 administraties en het invoeren van een themagerichte afsluitingscyclus in Excel, was de Gemeente Rotterdam op zoek naar de volgende stap in het professionaliseren van haar afsluitingsproces. Daarvoor zochten ze “het beste workflow management systeem voor Rotterdam.” Logisch dat de keuze op EQili viel.

medewerkers

inwoners

De uitdaging voor Gemeente Rotterdam

Door de samenvoeging van de administraties stond men voor een aantal uitdagingen zoals vervuiling van administraties en onvoldoende kennis van systemen en afhankelijkheden welke ad-hoc opgelost werden. Het jaarrekening-traject 2012 vroeg dan ook om een militaristische aanpak met een strikte dag-tot-dag planning, top down aanpak en strakke (dagelijkse) sturing op de planning.

Medio februari waren de boeken gesloten en de dossiers klaar, maar was er nog veel werk in verband met begrotingsrechtmatigheid (tot medio augustus). Het resultaat was een goedkeurende controleverklaring op getrouwheid, maar een oordeelonthouding op rechtmatigheid vanwege onduidelijkheden in aantal aanbestedingen.

EQili is stand alone, gebruiksvriendelijk, eenvoudig in beheer en snel te implementeren.

Het proces / de werkwijze

Tijdens de marktconsultatie is in mei 2019 door drie partijen een demo gegeven. Peter: “Toen EQili de demo gaf dachten we meteen die begrijpen ons! EQili had als enige partij de demo op maat gemaakt, waardoor het voor ons direct herkenbaar was”. De keuze voor EQili was snel gemaakt. Peter: “EQili is stand alone, gebruiksvriendelijk, eenvoudig in beheer en snel te implementeren. En bovendien sloot de werking van EQili 1 op 1 aan op onze interne werkwijze.”

Na de formele gunning en het doorlopen van het inkoop traject is in september 2019 gestart met de implementatie. Intern is door de Gemeente Rotterdam een projectgroep opgesteld met medewerkers uit de diverse betrokken afdelingen. De inrichting van EQili is voornamelijk uitgevoerd door een kernteam bestaande uit de projectleider van de gemeente Rotterdam, twee specialisten van Financial Reporting en 2 consultants van EQili. Binnen twee weken was de inrichting van EQili gereed.

Het resultaat

Tijsbesparend

De doorlooptijd van maand- en jaarafsluitingen is aanzienlijk verkort binnen Gemeente Rotterdam

Meer precisie

De themagerichte afsluiting via EQili heeft gezorgd voor "consistenter en nauwkeuriger vastgelegde administratieve processen.

Continu inzicht

De uitgebreide rapportage- en dashboardfunctionaliteiten van EQili geven managers en procesverantwoordelijken continu inzicht in de voortgang en kwaliteit van de afsluitingsprocessen van de Gemeente Rotterdam.

Centralisatie

EQili heeft de samenwerking tussen afdelingen binnen de Gemeente Rotterdam versterkt door het stroomlijnen van communicatie en het centraliseren van taken binnen één systeem.

Peter de Bie

Gemeente Rotterdam,

What's next?

Uiteraard houdt de drang naar optimalisatie niet op met de implementatie van EQili. Peter: “De rapportage mogelijkheden van EQili geven ons inzicht in mogelijke verbeterpunten in het proces, wat kan beter, wat kan sneller. Hiermee brengen we het proces iedere maand onder de aandacht bij onze medewerkers.”