Ipse de Bruggen bedient ruim 5000 cliënten met een (lichte) verstandelijke of meervoudige beperking via bijna 400 locaties en heeft meer dan 5500 medewerkers in dienst. Al meer dan honderd jaar leveren ze zorg aan mensen met vaak complexe zorgvragen. Door hun ervaring en deskundigheid hebben ze zich ontwikkeld tot een krachtige zorgorganisatie met een coördinerende en verbindende rol.

De uitdaging voor Ipse de Bruggen

De organisatie had dringend behoefte aan een gestructureerde aanpak en kwaliteitsverbeteringen, om de efficiëntie en nauwkeurigheid van hun financiële processen te verhogen. Zoals Harrie van Hoof, Manager Financiële Administratie, opmerkt: ‘We hielden onze werkzaamheden nog bij in Excel-lijstjes, of het zat gewoon in de hoofden van de medewerkers.’ Dit leidde niet tot inconsistenties in de uitvoering van taken.

Daarnaast waren de huidige processen vaak tijdrovend en gecompliceerd. ‘We hadden behoefte aan een meer eenduidige beschrijving van welke acties hoe uitgevoerd moeten worden bij de maandafsluitingen’, voegt Harrie toe. Hierdoor waren de medewerkers meer tijd kwijt aan administratieve taken dan aan het leveren van waardevolle zorg. De onduidelijkheid over wie verantwoordelijk was voor welke taken resulteerde in vertragingen en frustraties binnen het team. Ipse de Bruggen erkende dat een moderne, geïntegreerde oplossing zoals EQili nodig was.

Het proces / de werkwijze

In het voorjaar van 2018 is EQili geïmplementeerd bij Ipse de Bruggen. Gedurende enkele implementatiedagen is de kennis van de medewerkers vertaald naar een structuur binnen EQili. Marga Spaans en Anita Kraan, medewerkers van de Financiële Administratie, benadrukken hoe soepel deze transitie verliep: ‘We waren erg verrast dat het zo snel ging.’ Tijdens interactieve sessies hebben de medewerkers gezamenlijk bepaald welke controles elke maand en kwartaal uitgevoerd moesten worden. De consultants van EQili hebben dit vertaald naar de inrichting van de applicatie.

Anita voegt toe: ‘De mensen van EQili weten waar ze het over hebben, en dat werkt prettig. Ze hebben een goede basisinrichting, die we vervolgens konden aanpassen zodat dit een-op-een aansluit bij onze werkwijze.’

Het gebruiksgemak van de applicatie bleek een belangrijke factor in het succes van de implementatie. ‘Het is zo intuïtief dat we nauwelijks uitleg nodig hadden’, zegt Anita. De organisatie kan het beheer van de applicatie ook zelf doen, wat hen de flexibiliteit geeft om aanpassingen door te voeren op basis van de veranderende realiteit. Harrie voegt hieraan toe: ‘Hierdoor kunnen we de applicatie continu aanpassen zonder dat dit vertragingen oplevert.’

What's next?

Bij Ipse de Bruggen blijft de focus op het continu verbeteren van de financiële processen. De organisatie blijft de werkinstructies verder verfijnen en optimaliseren, zodat deze steeds duidelijker en efficiënter worden. Zoals Marga aangeeft: ‘Doordat we de werkinstructies continu blijven verbeteren, wordt dit steeds beter en duidelijker, ook bij de jaarrekening voorbereiding.’

Daarnaast blijft Ipse de Bruggen flexibel in het gebruik van EQili. Het systeem wordt continu aangepast aan de veranderende realiteit zonder dat dit vertragingen oplevert. ‘Hierdoor zijn we flexibel en kunnen we de applicatie continu aanpassen op de veranderende realiteit. We zijn dankzij EQili meer “in control,”’ zegt Harrie.