a/s Works is een toonaangevende speler binnen het financiële segment, met als belangrijkste kracht de uitstekende vakspecialisten in financiële-  en salarisadministratie. Vanuit de hoofdvestiging in Apeldoorn en nevenvestigingen in Amsterdam en Zoetermeer biedt het bedrijf drie belangrijke diensten aan: Outsourcing, Consultancy & Detachering, en Werving & Selectie. De specialisatie in de in- en outsourcing van financiële, personeels- en salarisadministraties maakt a/s Works Outsourcing tot een betrouwbare partner. Het bedrijf biedt zowel gedeeltelijke als volledige overnames van de financiële en salarisadministratie aan.

De uitdaging voor a/s Works

Voordat a/s Works met EQili werkte, verliep de administratie nog op een omslachtige manier. Rob Hagen, Senior Payroll Specialist en Teamleider PSA met meer dan 12 jaar ervaring bij a/s Works, vertelt over hoe het er vóór de samenwerking met EQili aan toeging: ‘Tot we gingen werken met EQili, hadden we een groot planbord, waar alle klanten op stonden. Daarop gaven we de voortgang van iedere klant gedurende de maand aan.’

Het bijhouden van de voortgang was een intensief en handmatig proces. Iedere periode moesten de verantwoordelijke medewerkers controleren welke taken al waren uitgevoerd en welke nog liepen. Dit zorgde voor onoverzichtelijkheid, zeker met het groeiende klantenbestand van het bedrijf.

Het proces / de werkwijze

De implementatie van EQili bij a/s Works vond plaats in 2017 en verliep soepel dankzij een korte implementatieperiode. Het team van EQili richtte tijdens deze periode de onlineomgeving van a/s Works in, zodat alle processen konden worden gestroomlijnd.

In dit proces werden alle controlewerkzaamheden die a/s Works uitvoert, op een uniforme manier vastgelegd in werkinstructies. Deze werkinstructies worden centraal beheerd, wat ervoor zorgt dat de gehele organisatie op een uniforme wijze kan werken. Dit betekent dat iedereen binnen het bedrijf volgens dezelfde gestandaardiseerde processen werkt, wat de efficiëntie en consistentie verhoogt.

Het resultaat van deze implementatie was dat de overgang naar het gebruik van EQili vlot verliep, en het systeem sindsdien een essentieel onderdeel is geworden van de dagelijkse operatie bij a/s Works. ‘a/s Works is no-nonsense en to the point, dat herkennen we in EQili’ vertelt Rob. De applicatie is supereenvoudig in het gebruik en snel, maar toch flexibel in te richten naar onze wensen. Inmiddels kunnen we zelf lezen en schrijven met de applicatie en bovendien hebben we korte lijntjes met EQili. Als er iets aangepast moet worden, of we willen overleggen worden we direct geholpen en kunnen we verder.

What's next?

Uiteraard houdt de drang naar optimalisatie niet op met de implementatie van EQili. Arjan: ‘EQili biedt niet alleen een draaiboek van de uit te voeren taken, maar de rapportage mogelijkheden van EQili geven ons inzicht in mogelijke verbeterpunten in het proces. Wat kan beter? Wat kan sneller? Hiermee brengen we het proces iedere maand onder de aandacht bij onze eigen medewerkers. Daarnaast is dit waardevolle input voor de periodieke besprekingen met de klanten om te kijken waar onze samenwerking nog beter kan.’