De verklaring is goedkeurend. Maar de managementletter wordt elk jaar langer. De controle duurt elk jaar een week extra. En de factuur stijgt mee. Dat is geen toeval.
De reflex is begrijpelijk: de accountant is strenger geworden. Maar dat is het halve verhaal. De accountant is niet strenger geworden. De lat is verschoven. En die verschuiving maakt zichtbaar wat er altijd al was: een proces dat draait op impliciete kennis, versnipperde documentatie en bewijslast die pas wordt opgebouwd als de deadline nadert.
De lat is verschoven, de werkwijze niet
Sinds de wetswijziging rechtmatigheidsverantwoording is het college van B&W zelf verantwoordelijk voor het rechtmatigheidsoordeel in de jaarstukken. De accountant controleert niet langer óf het in orde is. Hij controleert of je aantoonbaar kunt maken dát het in orde is.
Dat is een wezenlijk verschil. “Redelijkerwijs in orde” is vervangen door “aantoonbaar in orde.” En “aantoonbaar” vraagt documentatie, een doorlopend dossier en interne controles die het hele jaar door werken. Niet alleen in de aanloop naar de jaarstukken.
Gemeenten die hun werkwijze niet hebben aangepast aan die verschuiving, merken het bij de controle: meer vragen, meer steekproeven, meer uren op de factuur.
Drie patronen die je terugziet in de aanmerkingen
- Ontbrekende documentatie
Niet omdat het werk niet is gedaan, maar omdat het niet is vastgelegd. De specificatie is gemaakt, de controle is uitgevoerd, maar het bewijs zit in een mailbox of een persoonlijke map die de accountant niet kan inzien.
- Onduidelijk eigenaarschap
De accountant vraagt wie verantwoordelijk was voor een bepaalde post of controle, en het antwoord is: “dat deed Jan altijd.” Geen formele toewijzing, geen vastgelegde rolverdeling.
- Te late aanlevering
Bewijslast die pas wordt verzameld als de accountant erom vraagt. Elke keer dat de accountant moet wachten, lopen de controle-uren op.
Herken je dit patroon? Dan zijn de aanmerkingen geen incidenten. Ze zijn symptomen van een afsluitproces dat niet is ingericht op de eisen die er nu aan worden gesteld.
Wat er gebeurt als je niks verandert
Het risico is niet dat de verklaring volgend jaar afkeurend is. Het risico is subtieler en duurder: de controle wordt elk jaar omvangrijker, de factuur stijgt structureel, de doorlooptijd rekt uit en de organisatie raakt gevangen in een jaarlijkse inhaalslag die steeds meer capaciteit vreet.
En in een periode van financiële krapte, met het ravijnjaar als tastbare realiteit, zijn stijgende accountantskosten en extra controle-uren geen bijzaak. Ze zijn een directe aanslag op een begroting die al onder druk staat.
Van aanmerkingen naar een vlottere controle
Organisaties die de omslag hebben gemaakt, beschrijven hetzelfde effect: de accountant stelt minder vragen. Niet omdat hij minder kritisch is, maar omdat de antwoorden er al liggen. Documentatie is gekoppeld aan taken en balansposten. De audittrail toont wat is gedaan, wanneer, door wie. Het dossier is het hele jaar opgebouwd en niet in de laatste weken bij elkaar gesprokkeld.
Het resultaat bij organisaties die werken met EQili: kortere controleperiodes, lagere facturen en een managementletter die korter wordt in plaats van langer.
Een dossier dat de accountant direct kan inzien
EQili is de centrale omgeving waar taken, bewijslast en voortgang samenkomen. De accountant krijgt rolgebaseerde toegang en kan direct zien welke dossiers compleet zijn en waar nog vragen openstaan. Zonder eindeloos mailverkeer of uploaden in het accountantsportaal.
Exilo richt het proces inhoudelijk in: normenkader, VIC-cyclus en werkprogramma’s afgestemd op BBV-kaders. De combinatie zorgt dat het afsluitproces niet alleen efficiënter is, maar ook aantoonbaar. Precies wat de accountant nodig heeft.
Veelgestelde vragen
Een aanmerking is een aandachtspunt dat de accountant opneemt in de managementletter. Het leidt niet tot een afwijkende verklaring. Een beperking of oordeelonthouding is zwaarder en heeft directe bestuurlijke en politieke gevolgen.
Als de accountant ontbrekende documentatie moet opvragen, extra steekproeven moet uitvoeren of afwijkingen moet onderzoeken, neemt het aantal controle-uren toe. Die uren worden doorbelast aan de gemeente.
Veel organisaties zien al bij de eerste jaarafsluiting na implementatie een kortere controleperiode en minder vragen. Structurele verbetering van de managementletter volgt doorgaans na één tot twee volledige jaarcycli.
De rechtmatigheidsverantwoording vereist dat het college aantoonbaar in control is. Een gestructureerd afsluitproces in EQili, met doorlopende VIC-cyclus, bewijslastopbouw en audittrail, levert precies die aantoonbaarheid. De aanmerkingen van de accountant zijn vaak het eerste signaal dat die basis ontbreekt.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting. De inhoud vormt geen juridisch of financieel advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
