Sinds de wetswijziging is het college van B&W zelf verantwoordelijk voor het rechtmatigheidsoordeel. De accountant controleert, maar geeft het oordeel niet meer namens de gemeente af. Wat betekent dat concreet voor je financiële organisatie?
Van accountantsverklaring naar collegeverantwoording
Vroeger lag het rechtmatigheidsoordeel primair bij de accountant. Nu is die verantwoordelijkheid verschoven: het college verantwoordt zichzelf, en de accountant controleert of die verantwoording deugdelijk is onderbouwd.
In de praktijk betekent het dat je als gemeente aantoonbaar moet maken dat interne beheersingsmaatregelen het hele jaar door hebben gewerkt. Niet alleen in de aanloop naar de jaarstukken, maar gedurende het gehele boekjaar. Dat vraagt een andere werkwijze. Niet aan het eind van het jaar terugkijken, maar gedurende het jaar bijhouden, vastleggen en controleren.
Het Three Lines Model als fundament
De rechtmatigheidsverantwoording staat niet op zichzelf. Ze past in een breder kader van interne beheersing dat steeds meer gemeenten omarmen: het Three Lines Model. Dit model maakt helder wie welke rol speelt in het waarborgen van rechtmatigheid.
Eerste lijn: het management. Afdelingshoofden en budgethouders zijn primair verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving in hun eigen processen. Zij zorgen dat inkoop, subsidieverlening en personeelslasten volgens de regels verlopen.
Tweede lijn: control en compliance. De afdeling control bewaakt of de eerste lijn haar verantwoordelijkheden nakomt. Dat gebeurt via het normenkader, de VIC-cyclus en periodieke rapportages. De tweede lijn signaleert, adviseert en rapporteert aan het bestuur.
Derde lijn: interne audit. Een onafhankelijke toets op de werking van de eerste en tweede lijn. Bij veel gemeenten wordt deze rol ingevuld door de VIC in combinatie met de accountantscontrole.
Het belang voor de rechtmatigheidsverantwoording: de accountant wil zien dat deze drie lijnen aantoonbaar functioneren. Niet als organogram op papier, maar als werkende structuur met documentatie, taken en opvolging.
Wat de accountant concreet wil zien
Opzet en beschrijving. Zijn de beheersingsmaatregelen aantoonbaar opgezet? Een normenkader op papier is niet genoeg. De accountant wil zien dat het ook werkt.
Bewijs van uitvoering. Is er documentatie dat de maatregelen gedurende het jaar zijn uitgevoerd? Dat betekent een lopend dossier van controles, goedkeuringen, bevindingen en opvolging. Niet als aanvulling achteraf.
Signalering van afwijkingen. De accountant begrijpt dat niet alles perfect gaat. Wat telt, is of de organisatie er grip op heeft en afwijkingen tijdig documenteert.
Gemeenten die deze drie elementen niet structureel geborgd hebben, merken dat bij de jaarcontrole: meer vragen, meer herstelwerk, hogere kosten.
De VIC-cyclus als ruggengraat van de tweede lijn
De Verbijzonderde Interne Controle (VIC) is het instrument waarmee de tweede lijn haar rol concreet invult. Risicovolle processen worden geïdentificeerd, steekproeven uitgevoerd, bevindingen vastgelegd en verbeteracties opgevolgd.
Veel gemeenten hebben de VIC op papier goed ingericht. In de uitvoering schiet het er regelmatig bij in. Niet door onwil, maar door tijdgebrek of het ontbreken van een systeem dat de cyclus bewaakt.
EQili ondersteunt de volledige VIC-cyclus: van normenkader en risicoanalyse tot toetsing van steekproeven, rapportage en opvolging van bevindingen. Alles wordt automatisch vastgelegd in een actueel dossier dat de werking van het Three Lines Model zichtbaar maakt.
SPUK en SiSa: extra aandacht nodig
Voor specifieke uitkeringen (SPUK) en de SiSa-verantwoording gelden aanvullende eisen. Gemeenten moeten per regeling aantonen dat middelen rechtmatig zijn besteed. Fouten in de SiSa zijn zelden het gevolg van verkeerde uitgaven. Ze ontstaan doordat tussentijdse controles ontbreken en documentatie verspreid is.
Een gestructureerd afsluitproces integreert SPUK en SiSa in de reguliere afsluitcyclus, met vaste taken, deadlines en verplichte documentatie per regeling.
Nu beginnen, straks klaarliggen
De rechtmatigheidsverantwoording is geen eenmalig project. Het is een structurele verandering in hoe gemeenten hun financiële processen inrichten en bewaken. Organisaties die nu beginnen, bouwen gedurende het jaar aan een dossier dat aan het eind klaarligt. EQili levert de digitale regie om het proces te bewaken en Exilo brengt de inhoudelijke expertise om normenkader, VIC-cyclus en SPUK/SiSa-verantwoording goed in te richten.
Veelgestelde vragen
De VIC is het uitvoeringsproces: risicoanalyse, steekproeven, bevindingen en opvolging. De rechtmatigheidsverantwoording is de verklaring die het college afgeeft op basis van die VIC-uitkomsten. Zonder goede VIC is de verantwoording niet onderbouwbaar.
De accountant kan een beperking of oordeelonthouding afgeven bij de controleverklaring. Dat heeft bestuurlijke en politieke gevolgen en vergroot de kans op extra controlewerkzaamheden in volgende jaren.
Begin met de risicovolle processen: inkoop, subsidieverlening, personeelslasten, investeringen. Per proces beschrijf je de geldende wet- en regelgeving, de interne procedures en de beheersingsmaatregelen. Exilo heeft hiervoor bewezen formats ontwikkeld die als vertrekpunt dienen.
Ja, mits je het planmatig inricht. De meeste gemeenten voeren per kwartaal steekproeven uit en rapporteren halverwege het jaar. Dat verdeelt de werklast en voorkomt de jaarlijkse sprint aan het eind.
Disclaimer: De informatie in dit artikel is uitsluitend bedoeld ter algemene toelichting. De inhoud vormt geen juridisch of financieel advies en er kunnen geen rechten aan worden ontleend.
