Stel je voor: je deelt een huis met een paar mensen en besluit dat de keuken maar één keer per jaar schoongemaakt hoeft te worden. Geen afwas, geen doekje over het aanrecht, gewoon alles laten liggen tot een externe partij het opruimt. Klinkt absurd? Toch is dit precies hoe veel lagere overheden hun financiële administratie jarenlang hebben behandeld.
Gelukkig is er een kentering gaande. Steeds meer gemeenten, provincies en veiligheidsregio’s ontdekken de kracht van een goed ingericht Periodiek afsluitingsproces. Niet als extra last, maar als fundament voor grip, transparantie en samenwerking.
Waarom maandafsluiting?
In het bedrijfsleven is het de normaalste zaak van de wereld: elke maand de boeken sluiten, rapporteren, bijsturen. Maar bij overheden? Daar leeft nog vaak het idee dat één keer per jaar – bij de jaarrekening – wel genoeg is. Toch groeit het besef dat dit niet meer volstaat in een wereld waarin verantwoording, rechtmatigheid en betrouwbaarheid steeds belangrijker worden.
Een maand/periodieke afsluiting zorgt voor:
- Financiële hygiëne: geen verrassingen meer aan het eind van het jaar.
- Betrouwbare stuurinformatie: niet achteraf, maar real-time.
- Betere samenwerking: tussen finance en de rest van de organisatie.
- Lagere kosten: minder correcties, minder frustratie, minder meerwerknota’s.
Veelgehoorde tegenwerpingen (en waarom ze niet meer houdbaar zijn)
“Maar… we hebben dat nog nooit gedaan?”
Juist daarom is het tijd om te beginnen. Verandering is spannend, zeker voor financials die van nature risicomijdend zijn. Maar zoals ons EQili whitepaper treffend stelt: dit argument heeft een beperkte houdbaarheidsdatum. Begin klein, leer snel, en bouw stap voor stap aan een robuust proces. Wellicht eerst op kwartaalbasis.
Geen motie van wantrouwen
“Onze mensen weten precies wat ze doen.” En dat klopt. Maar een maandafsluiting is geen controle-instrument, het is een kennisborgingsproces. Het maakt zichtbaar wat er gebeurt, waar knelpunten zitten, en hoe we als organisatie kunnen verbeteren.
“Niemand vraagt om maandcijfers”
Als niemand de rapportages leest, is dat geen reden om te stoppen met rapporteren — maar een signaal dat de kwaliteit of relevantie van de cijfers onder de loep moet. Een goede maandafsluiting levert informatie op die wél gebruikt wordt.
“Onze processen zijn te complex”
Juist dan is maandafsluiting essentieel. Gemeenten zijn inmiddels net zo complex als grote bedrijven. En wat doen die? Maandelijks afsluiten. Niet omdat het moet, maar omdat het werkt.
Klaar voor de toekomst
maandafsluiting is geen hype, maar een noodzakelijke stap richting een professionele, toekomstbestendige financiële functie. En het goede nieuws? Je hoeft het niet alleen te doen.
Bij EQili helpen we overheden al jaren met het slim en soepel inrichten van hun afsluitingsprocessen. Geen dikke rapporten, geen eindeloze implementaties, maar een praktische aanpak met onze gebruiksvriendelijke SaaS-oplossing. Zoals bij de Gemeente Rotterdam, Amsterdam, Venlo, Leiden, e.a. waar inmiddels duizenden professionals maandelijks tienduizenden afsluitingstaken afronden – volledig digitaal, aantoonbaar en transparant.
Begin vandaag of morgen
Er is geen perfect moment om te starten met maandafsluiting. Maar als je wacht tot alles “klaar” is, ben je altijd te laat. Begin klein, begin slim, en vooral: begin. De voordelen zijn te groot om te negeren, en de eerste stap hoeft niet ingewikkeld te zijn.
In onze whitepaper “Maandafsluiting bij Overheden: een Must of een Moetje?” duiken we dieper in de praktijk, weerleggen we veelvoorkomende bezwaren en laten we zien hoe andere overheden het hebben aangepakt.
